OFRECIDO POR BANCO SABADELL
Un espacio de trabajo adecuado es otro de los factores determinantes para trabajar desde casa de manera óptima.
Un espacio de trabajo adecuado es otro de los factores determinantes para trabajar desde casa de manera óptima.
  

Ladrones de tiempo y teletrabajo: ¿cómo mejorar la productividad?

Aprender a organizarse y evitar distracciones e interrupciones son dos aspectos clave para trabajar de forma eficaz y eficiente desde casa.

Los expertos afirman que el teletrabajo ha llegado para quedarse: según datos de la consultora Randstad, el número de teletrabajadores ha aumentado más de un 200% este 2020. En concreto, 3.015.200 ocupados en España están trabajando más de la mitad de los días de su jornada desde su domicilio, un 16,2% del total. En 2019, la cifra era del 4,8%, sin alcanzar el millón de profesionales en esta situación.

Es cierto que este crecimiento viene marcado por la pandemia de la COVID-19 y la recomendación por parte de las autoridades sanitarias de fomentar esta práctica para evitar contactos y reducir las posibilidades de contagio, pero tras vivir esta situación muchas empresas han visto también otras ventajas en esta modalidad de trabajo, como la reducción de costes y del absentismo laboral o la mejora en la productividad.

Puede interesarte: ¿El fin de las grandes y superpobladas oficinas?

Para el trabajador, realizar las tareas desde su domicilio también ofrece importantes beneficios, pues favorece la conciliación, ofrece libertad de horarios y genera menos estrés. Estas cuestiones invitan a pensar que una mejor situación del profesional está ligada a una mejora de su productividad, pero hay otros factores a tener en cuenta, como tener un espacio y un equipo adecuado de trabajo en casa o la capacidad de concentración del trabajador fuera de su entorno habitual. En este sentido, los ladrones de tiempo son uno de los aspectos más importantes.

Puede interesante: Escucha el Podcast de Banco Sabadell 'Adiós oficina, bienvenido espacio', con Francesc Julià, director de marca en Kave Home.

El concepto de ladrones de tiempo hace referencia a aquellos hábitos y actividades que hacen desperdiciar parte del tiempo mientras se trabaja, pequeñas interrupciones o pausas que distraen de la tarea principal que se está realizando. Desde WorkMeter, empresa dedicada a la gestión de recursos humanos, señalan que los ladrones de tiempo son enemigos de la productividad "porque reducen entre un 50% y un 70% la cantidad de horas reales de trabajo, afectan a la concentración y a los niveles de atención, provocan retrasos de entre seis y nueve minutos cada vez que se cae en ellos y retrasan la consecución de las metas".

Los ladrones de tiempo más frecuentes

Los ladrones de tiempo se pueden dividir en dos grupos: internos y externos. Los internos son aquellos del propio trabajador, que surgen de su conducta y de su modo de gestionar su tiempo, como:

  • Trabajar en modo ‘multitasking’ o multitarea, haciendo varias cosas a la vez.
  • No tener una planificación adecuada, así como trabajar sin objetivos o motivación.
  • No saber decir que no o delegar tareas.
  • Procrastinar, posponiendo tareas. 

Puede interesarte: ¿Cómo sentirse motivado en el trabajo en la ‘nueva normalidad’?

Los externos son los que no se pueden controlar por parte del empleado:

  • El teléfono, el correo electrónico y los chats internos de empresa.
  • Las reuniones de trabajo.
  • Las interrupciones y las peticiones de otros compañeros. 

Además, al trabajar en un entorno que no es el laboral, pueden aparecer con más facilidad nuevos ladrones de tiempo como ciertas tareas del hogar o quehaceres personales.

Cómo combatirlos

Desde la escuela de negocios OBS Business School, apuntan tres pasos fundamentales para combatir a los ladrones de tiempo: el primero, nombrarlos: "Ninguna fuga de tiempo aparece de la nada. Es recomendable que el propio trabajador haga autocrítica y establezca posibles fisuras de este tipo en su desempeño".

El segundo paso consiste en determinar las causas, si se trata de algo interno y es una cuestión de la organización personal. El tercero radica en "implementar métodos que neutralicen este tipo de prácticas de modo que no se sigan repitiendo". Para ello, es vital realizar las tareas según la importancia de las mismas, establecer los objetivos y ser capaz de frenar las distracciones.

Ante una interrupción, se necesitan, de media, unos 15 minutos para recuperar la concentración perdida. Para evitarlo, existen algunas pautas muy sencillas que se pueden incorporar al día a día para combatir a estos ladrones de tiempo:

  • Email. Para evitar consultar el correo electrónico o el chat interno de la empresa, es conveniente tenerlos cerrados mientras se está realizando otra tarea. Una vez terminada, y antes de comenzar con la siguiente, es momento de revisarlo. En cuanto a si hay algún tema laboral urgente, no te preocupes, recuerda que siempre hay otras vías de contacto más inmediatas como el teléfono.
  • Reuniones eficientes. Preparar las reuniones con anterioridad evita que estas se prolonguen más de lo necesario, y se debe establecer una hora de inicio y de final. Además, hay que convocar solamente a las personas implicadas para que la pérdida de tiempo no afecte a más personas de las necesarias.

Puede interesarte: El éxito de saber organizar (y participar) en una videollamada de trabajo 

  • Decir "no". Llamadas inesperadas, peticiones de ayuda puntuales... cuando te enfrentes a una interrupción, hay que ser capaz de decir que no o aplazarlo para más adelante, ya que atender estos asuntos ayuda a la persona en cuestión, pero puede repercutir negativamente en nuestro rendimiento.
  • Establecer una lista de prioridades. Aunque la fecha de entrega tiende a ser la cuestión más importante, conviene comenzar la jornada por la tarea más difícil, y dejar para última hora las más sencillas y que menos esfuerzo supongan, pues la concentración baja conforme las horas pasan.

Una mejora de la productividad

España es uno de los países con los niveles de productividad más bajos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), algo que muchos expertos atribuyen a la disposición de la jornada laboral, que en Europa tiende a ser intensiva, mientras que aquí se alarga hasta la tarde, con un parón demasiado largo a la hora de comer.

Según WorkMeter, la media de horas presenciales que un trabajador pasa en el puesto de trabajo es de 9 horas y 19 minutos, de las cuales se trabaja un tiempo activo real de 7 horas y 12 minutos, quitando las pausas para comer y otras interrupciones. De ese tiempo, un trabajador es productivo durante 6 horas y 34 minutos, es decir, que invierte ese tiempo en actividades que son consideradas productivas por la organización para ese puesto de trabajo concreto.

Puede interesarte: Mejora la productividad de tus empleados

En este sentido, el teletrabajo supone una gran oportunidad, pues la flexibilidad horaria puede repercutir de manera positiva en la productividad, siempre y cuando se sigan una serie de pautas de organización personal, además de evitar los ladrones de tiempo ya nombrados:

  • Evitar la multitarea. Es decir, centrarse solo en una tarea a la vez.
  • Planificar la próxima jornada. Aprovecha los últimos minutos de la jornada para organizar el día de mañana. A primera hora se tiene más energía, y así se empieza la mañana con los objetivos definidos.
  • Trabajar por bloques. Mejorar la productividad no consiste en trabajar más, sino en hacerlo mejor. Para ello es necesario hacer pausas y tener momentos de descanso, que deben estar también planificados.
  • Tener ordenado el lugar de trabajo, tanto la mesa como el entorno. Un ambiente caótico repercute de manera negativa en la concentración.
  • Vigilar la procrastinación. Las tareas que más cuestan deben llevarse a cabo las primeras, pues si se van posponiendo, se corre el riesgo de no entregarlas a tiempo o de hacerlo con una calidad inferior.