Cómo justificar las dietas y el kilometraje ante Hacienda para desgravar en el IRPF

Las dietas y asignaciones por gastos de viaje son una de las rentas exentas de tributar por el IRPF. En principio se consideran rendimientos del trabajo, excepto los satisfechos por la empresa al trabajador por locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, si están dentro de los límites que establece el Reglamento.

Quienes reciban rentas por estos gastos deberán guardar las facturas que justifican estos gastos para evitar problemas en caso de que la Administración Pública quiera comprobarlos, como recomienda el Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF). Pero además de esta cuestión, hay que tener en cuenta otras que explicamos a continuación.

Los gastos por locomoción, manutención, transporte de mobiliario y enseres con motivo del traslado de puesto de trabajo a un municipio distinto no tributarán siempre que el traslado implique el cambio de residencia. De esta manera, sí se tributa por los gastos de locomoción que pague la empresa por el desplazamiento desde el lugar de residencia del trabajador hasta la sede de la empresa. 

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Los socios que tienen control en la entidad pagadora o, aunque no lo tengan, no son ajenos a ella, no podrán aplicar este régimen de dietas por el desplazamiento. Además, si el pagador se limitara a reembolsar los gastos en que el socio ha incurrido, sin que pueda acreditarse que estrictamente vienen a compensar los gastos por el necesario desplazamiento para el ejercicio de sus funciones, podríamos estar en presencia de una verdadera retribución, en cuyo caso las cuantías percibidas estarían plenamente sometidas al Impuesto y a su sistema de retenciones.

Por otra parte, en caso de que un trabajador esté destinado a un municipio durante un período mayor de nueve meses, no se le podrá aplicar este régimen de exoneración de dietas, sin que el cómputo de los 9 meses se interrumpa el 31 de diciembre. Por otra parte, ese período de tiempo solo se considera respecto del mismo municipio, y nunca se entenderá que se excede dicho plazo si no se pernocta en el municipio al que se va a trabajar.