Llega el "hot-desking": cuando tu oficina puede estar en cualquier parte

Soñar con lograr esa oficina en una esquina, o con cualquier oficina, comienza a convertirse rápidamente en algo del pasado. Ahora lo que se lleva es el "hot-desking" (mesas calientes), que consiste en hacer que los empleados compartan sus espacios físicos de trabajo.

El entusiasmo de los directivos de las empresas por las oficinas "sin territorios" definidos está creciendo, especialmente en Europa, Australia y Nueva Zelanda. También está aumentando en EEUU.

Según un informe de 2010 de New Ways of Working, basado en un estudio realizado entre 103 organizaciones y entre las que había empresas de la lista Fortune 100, seis de cada 10 encuestados admitió estar cambiando los puestos físicos estables por hot-desks.

¿A qué se debe el cambio? Uno de los motivos por el que el concepto de hot-desk está en pleno auge es que las tecnologías lo facilitan. Con un smartphone, un notebook o un ordenador portátil, el mundo entero puede ser la oficina. La necesidad de tener un espacio físico fijo disminuye, según confirman en Regus, uno de los líderes mundiales en soluciones de espacio de trabajo.

También es más barato. Una oficina normal utiliza de promedio a diario tan sólo entre el 30 y el 45 por ciento de su espacio. Con el hot-desking muchas oficinas pueden reducir el espacio que utilizan a la mitad.

Regus, fundado en Bruselas, ofrece una red de puntos de hot-desks en 88 países, así como oficinas virtuales y salas de reuniones. Actualmente, el 42 por ciento de los 1.700 millones de dólares que factura se genera en el continente americano, fundamentalmente en EEUU. La empresa obtuvo en 2010 un total de 306 millones de dólares de ingresos netos.

"A medida que el concepto de 'virtual' se expande, sacar rendimiento económico a la agilidad y cambiar el modo en que trabajamos se convertirá en esencial", afirma Mark Dixon, presidente de Regus, en un comunicado.

Un día típico en una oficina sin territorios puede ser así: Mary llega a su trabajo y se dirige al "punto de encuentro del equipo", el lugar que los compañeros de un departamento comparten para relajarse, celebrar reuniones y almacenar sus pertenencias, una especie de cafetería con taquillas.

Mary guarda su abrigo en su taquilla y saca su "hotbox", un archivador con ruedas y asa en el que guarda sus archivos y artículos de papelería. De casa se traía su ordenador y teléfono, o los tenía guardados en su taquilla.

A continuación mirará una lista en la que figura la hot-desk que se le ha asignado para ese día, o se dará una vuelta para buscar un espacio de trabajo libre en cualquier parte del edificio que le apetezca, o se dirigirá a un lugar específico que habrá reservado previamente ("hotelling"). Las hot-desks no son siempre literalmente mesas, sino zonas de trabajo que utilizan varias personas simultáneamente.

Si por las características de su trabajo Mary necesita confidencialidad o tiene que concentrarse mucho, puede que necesite estar rodeada de "ruido rosa", un sonido bajo, apenas audible, que emana del techo para enmascarar las conversaciones de los demás. Tras regular la altura de su silla, sacará cuanto necesite de su caja-archivador con ruedas.

La mesa probablemente tenga un soporte especial para portátiles, así como un teclado y una pantalla. También habrá enchufes para su teléfono y su ordenador, incrustados quizás en una lámpara especialmente diseñada para las hot-desks.

Tanto la lámpara como el hotbox forman parte de un pujante mercado de accesorios para este sector, que ofrece una amplia gama de taquillas, archivadores y sistemas de telefonía y videoconferencia que permiten a los trabajadores usar el mismo número de teléfono y buzón de voz allá donde estén.

Compañías como Siemens, Procter & Gamble, Microsoft, bancos australianos e incluso abogados londinenses están implantando este sistema. La empresa Yellow Pages ha cerrado incluso sus oficinas en Gran Bretaña y opera desde instalaciones de Regus por todo el país.

El hot-desking es un sistema que encaja de maravilla con los agentes comerciales, que se pasan la mayor parte de su tiempo viajando, pero también funciona con agencias gubernamentales, cuyos empleados a menudo se reúnen con los clientes fuera de la oficina.

La Corporación Municipal de Glasgow adoptó recientemente esta estrategia, que han presentado como el "derrumbe" figurativo y literal de los muros entre el gobierno y el público.

La "Guide to Fit Out 2011" del British Council for Offices señala que las oficinas abiertas "aumentan la interacción del personal, mejoran la concentración y que se comparta conocimiento entre compañeros".

Muchos empleados, especialmente los más jóvenes o quienes trabajan parcialmente desde casa, son partidarios de este tipo de oficinas sin espacios asignados: el 84 por ciento de 200 trabajadores encuestados por Project Office Furniture (una empresa especializada en mesas de trabajo) respaldan este tipo de entorno laboral.

Con este sistema sin embargo desaparece la "personalización" del espacio de trabajo de cada uno: andar carretando la taza de "El mejor papá del mundo" de un lado para otro en un archivador no es lo mismo que dejarlo en un lugar destacado del despacho. Algunas personas encuentran esta espontaneidad estresante.

Cuando Dianne Wilkinson, de Arizona, trabajó en una universidad privada con este tipo de oficina abierta, lo encontró muy desconcertante. "Muchos de los empleados eran mucho más jóvenes, así que estaban bromeando todo el día", dice.

"A mí me gusta trabajar en silencio, y tenía que hacer muchas cosas a la vez, así que me resultaba muy difícil concentrarme. Me gustaba la sensación de equipo, pero creo que es un desafío importante para alguien que haya trabajado durante décadas en solitario".