El gran reto de los directivos es conciliar: con apps y tecnología se puede lograr

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A los directivos y directivas de este país, tanto o más que a los empleados, les supone todo un drama conciliar. Para ello, el buen uso de las apps puede resultar vital. Skype, Hangouts de Google, Join Me, Go to Meeting , Webex y Zoom pueden ser el 'mejor equipo' para que las reuniones no se conviertan en un verdadero infierno. Las líneas maestras deben ser claras: las reuniones siempre deben tener un objetivo, centrarse en los temas del día, no ser improvisadas ni eternas. Los estudios indican que las reuniones largas y sin un foco determinado propician distracción. Es vital que, al concluir estas, las acciones a ejecutar estén claras.

El otro reto es ser capaces de usar la nube, "porque concilia y potencia el trabajo colaborativo, lo que genera confianza y ahorra tiempo. Hay que aprovechar las nuevas tecnologías para eliminar trabajo engorroso y evitar que a nuestros hijos los críen otros". Es una de las sentencias de María Abad, Marketing Manager en España y Portugal de Teamleader CRM, propulsora del trabajo inteligente tanto entre directivos como empleados.

"La nube es vital porque permite una mayor movilidad, disponibilidad, deslocalización geográfica, así como también ampliar las posibilidades de afrontar proyectos con clientes en un mercado mucho más amplio y global", confirma José Facchin, 'cerebro' de JF-Digital agencia de Marketing especializada en diseñar y gestionar Estrategias Digitales para Negocio.

No solo eso. "Hay que ser eficientes y tener orden. Uno puede estar en casa con los niños y buscar momentos de concentración, decidir el horario y establecer prioridades o participar en reuniones mientras hace otras tareas", afirma. Ella misma lo hace, reconoce Abad. Y como ella, muchos directivos 2.0.

En este sentido, Abad recomienda poner en práctica la técnica Pomodoro con la que se miden los tiempos de concentración en 25 minutos. Después de ellos, 5 o 10 de relax son necesarios, al igual que las micromeditaciones de tres minutos en las que se respira profundamente tres veces al día, porque las redes sociales y el ritmo de trabajo pueden hacernos perder la concentración. Tan importante como reconcentrarse es analizar el trabajo al final del día con una pregunta: ¿He conseguido lo que quería? ¿A qué he dedicado mi tiempo hoy? Hasta que no tomamos conciencia de algo no lo solucionamos.

En el mundo de hoy los directivos se dividen en dos categorías, los que funcionan a golpe de control y los que se mueven a golpe de confianza. "Ahora domina la segunda opción, porque en el primer caso o tienes margen de beneficios o empiezan las rotaciones de personal, en cambio desde el entusiasmo la gente se responsabiliza y se deja la piel", señala la experta. Otro de los quebraderos de cabeza de algunas empresas son las facturas, pero ahora es posible hacerlas a golpe de clic nada mejor que Anfix, para crearlas desde cualquier lugar.

¿Y qué decir de las agendas infernales? Para ellas también hay trucos. Lo más recomendable, según Abad, es no llenarla al 100%. "Solo genera ansiedad cuando llegan los imprevistos y no se puede hacer frente a todo". El otro consejo es ser eficiente. Ejecutar las cosas importantes lo más rápido posible, programar las menos importantes, y delegar siempre las secundarias.

Los gurús recomiendan a los directivos (y también a los empleados) tener siempre Office, Google Drive, LinkedIn y MailChimp entre las herramientas imprescindibles. En cuanto a las reuniones de trabajo con equipos que estén fuera de la oficina, o en la que el mismo jefe no se encuentre presente, la app Slack se ha convertido en un seguro. Se trata de una aplicación que permite crear grupos privados o equipos para el que solo es imprescindible contar con los emails de los usuarios. Y mejor aún, no tienes que estar en la oficina para estar al tanto de todo lo que ocurre, cada uno interviene cuando quiere o si la conversación le afecta. Las conversaciones son dinámicas, y no hace falta que nadie se llame por teléfono, lo que permite ahorrar tiempo. Y todo móvil en mano. Y no se olvidan de Trello, un software que permite gestionar proyectos a golpe de clic.

Esta herramienta es compatible con Dropbox que reúne los archivos en un lugar central, donde se pueden encontrar fácilmente. Además, estos se sincronizarán de manera segura en todos tus dispositivos, para que puedas acceder a ellos en cualquier momento y lugar. Se acabó perder el tiempo en buscar tu trabajo.

La experta Ivette de Jacobis, fundadora de Espiral Positiva, experta en implementar nuevos hábitos de trabajo, considera que otras las claves de un trabajo inteligente es focalizar: Su lema es hacer menos y enfocarse más. De hecho da un dato que hace pensar, la Business School de Harvard desveló que menos del 20% de los lí­deres tienen claro cuál es su propósito. Sin este el fracaso es seguro. Lo tiene tan claro que muestra las claves en su web con un test de productividad.

José Facchin, recomienda hasta 31 apps vitales para no perder e tiempo. "El uso de las nuevas tecnologías es un hecho que es ya en sí la forma de trabajar, es decir, hoy como profesionales no podemos plantearnos trabajar sin herramientas digitales. Una transformación digital de la empresa o los negocios es una necesidad. Los ahorros de tiempo que se pueden obtener son incalculables, también es cierto que dependerá en buena medida del tipo de trabajo a desempeñar", señala. En su opinión, los mayores quebraderos de cabeza de los autónomos son sin duda dos: cuadrar cuentas y la organización del tiempo.

¿Es factible poner en marcha todos estos cambios? "Sí,  y es una necesidad. Lo mejor es que se puede aprender ya que nuestro cerebro solo necesita 21 días para readaptar los hábitos", señala Abad. Y es lo que toca hoy. ServiceNow, la compañía de servicios en la nube para empresas, lo muestra en su estudio 'Perspectivas de los CIO a escala mundial' que desvela la revista especializada Cloud Computing. Los CIO son responsables de los sistemas de tecnologías de la información y su planificación. Los datos son demoledores. El 79% cree que las decisiones tomadas gracias al aprendizaje automático serán más acertadas que aquellas tomadas por las personas. No solo eso, el 59% reconoce invertir demasiado tiempo en la toma de decisiones no vitales, pero que en el futuro la planificación, clasificación y las previsiones se harán gracias a las nuevas tecnologías. No obstante, los datos señalan que aún falta mucho para engancharnos a la nube como deberíamos. Solo el 22% de los CIO españoles ha contratado empleados que cuenten con las aptitudes necesarias para trabajar con dispositivos inteligentes, la mitad de ellos reconoce que por falta de presupuesto. Ahí está el futuro.