La tecnología ha hecho que cada vez más personas trabajen en remoto –ya sea de forma constante o puntual– y es muy habitual que haya equipos que trabajan juntos a diario sin necesidad de compartir espacio físico.
En muchos sentidos, los trabajadores remotos han ayudado a las empresas a crecer y ahorrar en costes, pues se puede contar con empleados que tienen excelentes habilidades sin restricciones geográficas. El teletrabajo permite, además, otorgar una flexibilidad a los empleados que de otra forma quizás tendrían que abandonar la empresa.
No cabe duda de que el teletrabajo tiene múltiples ventajas para empleados y empleadores, pero también presenta dificultades, máxime cuando se implementa por vez primera y nadie tiene muy claro cómo organizar el trabajo o lidiar con determinados problemas. Puede ser difícil organizar reuniones, estar al tanto de los calendarios de entregas y tener en cuenta las distintas zonas horarias, en el caso de que tengamos compañeros por todas partes del mundo.
Como explica Ari Zoldan, CEO de Quantum Media Group en Inc., el trabajo en remoto requiere mucha confianza, comunicación y organización, algo que solo se puede lograr si se siguen cinco normas básicas.
1. Establece una comunicación constante
La única forma de que un equipo en remoto funcione es que su comunicación sea tan fluida como si se compartiera un espacio físico. Todos los miembros del grupo deben ser capaces de responder llamadas, mensajes o correos de forma regular cuando se les necesite y es importante que se establezca un mecanismo acordado por todos para avisar cuando no se va a estar disponible.
Usar plataformas como Slack o Telegram es indispensable para mantener la comunicación, pues permiten crear grupos generales, de departamento y de tú a tú, lo que garantiza un flujo continuo de información.
2. Permite trabajar en remoto solo a la gente en que confíes
El trabajo a distancia requiere mucha confianza, porque es difícil responsabilizar a un miembro del equipo por su trabajo diario. En opinión de Zolda, solo se debe conceder esta opción a las personas que sepamos van a hacer su trabajo sin un supervisor que les vigile por encima del hombro y sean relativamente autónomas en su desempeño.
Cuando se trabaja en remoto es esencial ser organizado y respetar, sobre todo, los plazos de entrega, pues si no es imposible funcionar correctamente. Además, hay menos margen para arreglar errores, por lo que, de nuevo, debemos rodearnos de compañeros que sean de fiar.
3. Sé flexible (pero establece límites)
Los equipos remotos deben ser organizados en su flexibilidad. Muchas veces no es posible, por ejemplo, reunir a todos los miembros a la misma hora, por lo que hay que encontrar fórmulas para funcionar sin la necesidad de un horario fijo –algo casi imposible de lograr si el equipo es internacional–. Por su naturaleza, estos equipos siguen funcionado en festivos, fines de semana y noches, pero es necesario respetar ciertos límites.
“Un equipo remoto es más que un simple acuerdo de trabajo”, apunta Zolda. “Es un esfuerzo grupal continuo que rara vez se detiene. Es importante reconocer cuándo un miembro necesita y merece un descanso, y es importante hacer lo mismo por uno mismo. Un miembro del equipo con exceso de trabajo es un miembro improductivo”.
4. Usa el software a tú favor
Un equipo en remoto depende enormemente de ciertas plataformas tecnológicas, que todos los miembros deben saber usar correctamente. No hablamos solo de los chats, también de las videoconferencias o las aplicaciones para la gestión de proyectos, herramientas todas ellas necesarias.
El descontrol es el mayor enemigo de los grupos de trabajo a distancia, por lo que este tipo de software es indispensable para asignar las tareas y seguir un control de las mismas.
5. Establece tomas de contacto regulares
Aunque el trabajo funcione correctamente, es importante establecer teleconferencias de forma regular, al menos cada dos semanas.
Lo más seguro es que el equipo esté en permanente contacto en el chat grupal, pero es importante establecer estas reuniones para que todo el mundo especifique cómo va su trabajo y plantee sus dudas. Puede parecer que estas reuniones no son estrictamente necesarias, pero son muy útiles para que todo el mundo se sienta integrado en el grupo y nadie se descuelgue, que es uno de los mayores peligros a los que se enfrenta un equipo de trabajo a distancia.
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