Miércoles, 20.03.2019 - 11:06 h
Una mejor reunión pasa por eliminar egos

A los únicos que les parecen útiles las reuniones son a quienes las convocan

Steven G. Rogelberg lleva 15 años estudiando por qué las reuniones quitan tanto tiempo a los trabajadores y cree tener la solución para que funcionen.

La gente sonríe como si le interesara, pero solo quiere irse. / Pexels
La gente sonríe como si le interesara, pero solo quiere irse. / Pexels

“¿Otra reunión? ¿Cuántas llevamos esta semana?” Grandes preguntas del ámbito laboral que siempre tiene por respuesta “sí” y “muchas”. Pero, si a nadie le gustan las reuniones, ¿por qué celebramos tantas?

Steven G. Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte trata de responder a esta y otras preguntas en su nuevo libro 'The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance' (Oxford University Press), un volumen en el que lleva 15 años trabajando y para el que ha entrevistado a más de 10.000 trabajadores de todo tipo de sectores.

Hay muchas encuestas sobre las reuniones, y todas llegan a conclusiones similares. Un estudio reciente de Microsoft, America Online y Salary.com apunta que el empleado promedio solo trabaja tres días a la semana. El resto del tiempo que se pasa en la oficina se considera un desperdicio, y son las “reuniones improductivas” las que el 47% cita como la principal razón por la que se pierde el tiempo.

Las reuniones en sí mismas no son el problema. Son esenciales para coordinar tareas y fomentar la colaboración de los trabajadores. Abolirlas, asegura, Rogelberg en su libro, no es la solución. Pero, sin duda es necesario optimizarlas. Y para ello debemos ser conscientes de uno de sus principales problemas: y es que solo le interesan a la persona que las convoca.

Como explica el propio Rogelberg en un artículo de presentación de su libro publicado en 'The Wall Street Journal', la investigación muestra que, generalmente, solo hay una persona que abandona una reunión pensando que ha merecido la pena: el líder de esta.

Una encuesta realizada en 1998 por Verizon entre más de 1.300 directivos de compañías apuntaba que 79% de ellos pensaba que las reuniones que convocaron habían sido extremadamente o muy productivas, pero solo el 56% dijo lo mismo sobre las reuniones iniciadas por otros. Claramente algo falla.

La culpa es de los jefes

“La experiencia del líder en la reunión parece ser fundamentalmente diferente de las experiencias del resto de los asistentes a la reunión”, observa Rogelberg en su libro. “Los líderes piensan que las cosas fueron, bueno, como la seda”.

¿A qué se debe esto? El profesor cree que tiene que ver con lo que se conoce en psicología como un “sesgo de autoinflación”, un fenómeno que el propio Rogelberg ha estudiado en relación con las reuniones. “En un estudio que realicé junto a Jiajin Tong, de la Universidad de Pekín, descubrí que los asistentes más activos son los que consideran que las reuniones son las más efectivas y satisfactorias. ¿Y quién suele hablar más? El líder”, concluye el profesor en otro artículo en 'Harvard Business Review'.

Magdalena Valerio en el Pacto de Toledo / EFE
Reuniones y más reuniones y ni un solo acuerdo. / EFE

Cuando los líderes asumen que sus reuniones van bien, son menos propensos a pedir opiniones sobre cómo optimizar estas y buscar oportunidades para mejorar. Como resultado, persisten las frustraciones que los asistentes suelen citar en las encuestas (como las discusiones sobre asuntos irrelevantes, la excesiva duración o la imprecisión), dejándolos descontentos y desconectados.

Lo cierto es que, pese a que las reuniones son una de las herramientas básicas en toda organización, muy poca gente sabe cómo planificarlas y dirigirlas. La mayoría de las reuniones funcionan mal solo por pereza: se han celebrado así siempre y nadie se ha preocupado por cambiarlas. En opinión de Rogerlberg, las normas no cuestionadas sobre cómo se llevan a cabo las reuniones pueden crear rituales que perduren durante años.

Las tres reglas de oro de la reunión productiva

Hemos hablado ya de cómo se deben organizar las reuniones para que no sean una pérdida de tiempo, pero en su libro Rogerlberg plantea tres normas básicas que, por encima de cualquier otra consideración, deberían cumplir todas las reuniones:

1. Deben congregar a poca gente

A mayor número de personas más difícil es centrar la reunión, y más compañeros habrán perdido el tiempo. Un estudio realizado en 2010 por Bain&Company apuntó que, por cada persona adicional de más de siete miembros en un grupo de toma de decisiones, la efectividad de la decisión se reduce en aproximadamente un 10%. Las reuniones deben limitarse al menor número de involucrados posible.

2. Deben ser cortas

Rogerlberg asegura que la investigación psicológica coincide en que la mejor forma de mejorar el rendimiento es añadir un poco de presión a los tiempos. “Para lograr esto en las reuniones, piensa cuidadosamente cuánto tiempo vas a necesitar y, entonces, recorta un poco la duración”, asegura el autor en The Wall Street Journal.

Un buen truco para acotar el tiempo de las reuniones es celebrar estas de pie, pero lo más importante es respetar la hora de finalización acordada, si llega y la reunión no ha sido productiva quizás no es porque haya sido demasiado corta, sino porque estaba mal diseñada.

3. Deben contar con un guion claro

Casi todas las reuniones tienen un “orden del día”, pero este suele limitarse a los temas que se van a tratar. Es un error. “Una agenda efectiva funciona como un plan para un evento: tiene metas claras o preguntas clave que responder”, explica Rogelberg. “Para llegar allí, considera hacer una autopsia, es decir, imagina cómo podría salir mal la reunión y diseña una estrategia para evitar esto. Pregunta a los asistentes por los temas de la agenda y asigna prioridades”.

Si tras planificar la agenda algo no cuadra o crees que faltan puntos por concretar no sigas adelante: es mejor cancelar la reunión que celebrarla y que salga mal.

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