Es una estampa muy común en las reuniones mal organizadas: se convoca a todo el que tiene algo que ver con el asunto a tratar y la mitad de los convocados están mirando el móvil, pasando olímpicamente de lo que se está discutiendo.
Lo mismo ocurre en el intercambio de correos electrónicos, en los que muchas veces hay personas en copia que nada tienen que aportar, pero que tendrán un trabajo añadido extra solo por encontrar un nuevo correo en su ya de por sí abultada bandeja de entrada.
Todos los empleados pierden horas y horas de trabajo productivo solo por no ser excluidos de determinadas reuniones, proyectos o hilos de correo electrónico. Como explican cuatro investigadores de liderazgo y psicología en un artículo de Harvard Business Review, en realidad es su culpa: “Las personas odian ser excluidas, por lo que los organizadores de las reuniones a menudo invitan a cualquier persona que quizás debería evitar herir sentimientos”.
El problema es que muy pocos trabajadores van a excluirse de un grupo de trabajo o reunión por iniciativa propia, pues es algo que está mal visto. Solo los directivos pueden escoger con quién contar y con quién no para cada asunto, y no hacerlo pensando solo en si una persona puede ser útil en determinada tarea, sino también si no es más útil en otro sitio.
“Ya sea una reunión, un hilo de correo electrónico o un proyecto, las personas deben ser excluidas de vez en cuando”, explican los autores. “Ser selectivo libera a las personas para unirse a compromisos más urgentes, realizar trabajos creativos y concentrarse en sus tareas más importantes”.
Pero ¿qué deben hacer los líderes para dejar fuera a la gente sin que se lo tomen a mal? Los expertos recomiendan seguir tres claves:
1. Protege a los empleados claves de la sobrecarga de trabajo
Todos los equipos tienen a trabajadores clave, capaces de sacar la mayor carga de trabajo o abordar en poco tiempo cuestiones que a otros les llevaría un mundo. Pero muchas empresas cometen el error de sobrecargar de tareas a estos empleados que, eventualmente, pueden acabar quemándose.
Siempre que se vaya a abordar una nueva tarea, un directivo tiene que pensar no solo si los empleados escogidos pueden acometerla con solvencia, sino también si son necesarios.
Los trabajadores más valiosos suelen ser también los que más dispuestos están a colaborar con sus compañeros, pero si les dejamos que estén en demasiados asuntos corremos el riesgo de que asuman una carga de trabajo excesiva, que puede minar su rendimiento y, lo que es peor, acabar por saturarles.
2. Cubre las necesidades sociales naturales de las personas
Muchas veces no dejamos fuera de determinados asuntos a personas que no van a aportar nada solo porque creemos que les va a sentar mal. Esto es un tremendo error y hay muchas formas de solucionarlo.
Todos queremos ser valorados y estar conectados, pero esta conexión se puede abordar de diferentes formas que no impliquen cargar de trabajo a determinados empleados.
“Si observamos quiénes son los que más sufren la sobrecarga colaborativa, terminaremos identificando dos grupos: los empleados que están demasiado ocupados para ser incluidos en todo y los empleados que creen que el exceso de inclusión es un signo de prestigio y estatus”, explican los autores.
Los directivos deben identificar ambos grupos y mostrar que los empleados con sobrecarga de trabajo pueden invertir mejor su tiempo en otros asuntos, sin que tengan que sentirse excluidos.
Como siempre, la comunicación es clave: si creamos un clima en el que el feedback sea continuo serán los propios trabajadores los que te transmitan que, en ese momento, no pueden abordar más proyectos.
3. Establece expectativas claras
Como apuntan los autores del artículo, la exclusión solo duele cuando la gente esperaba ser incluida. Si repartes el trabajo de tal manera que hasta los trabajadores más brillantes se acostumbran a estar al margen de muchos asuntos no surgirán resentimientos.
“Si solo necesita un pequeño puñado de personas para asistir a una reunión, comunícate con el resto del grupo para asegurarte de que cada persona entienda por qué no es necesaria”, explican los autores. “El hecho de sentar estas bases también ayuda a mitigar lo que los psicólogos llaman ‘amenaza social’. Así como los ruidos fuertes y las imágenes de miedo pueden ser físicamente amenazantes, los humanos están conectados para evitar amenazas en situaciones sociales, ya sea ansiedad, incertidumbre o aislamiento”.
En la mayoría de ocasiones solo una breve explicación basta para que no se generen envidias ni resentimientos.
4. Excluye a gente continuamente
Para evitar la sobrecarga de trabajo, no basta con decidir quién va a trabajar en uno u otro proyecto en el arranque de este: es necesario tener la flexibilidad suficiente para excluir a personal en función de lo que el trabajo demande.
Cuando llegue el momento de lanzar un nuevo proyecto, se debe dejar perfectamente claro quién debe participar, quién no, y las razones por las que esto ocurre. Pero hay que dejar claro, además, que esto puede cambiar en cualquier momento, a medida que el asunto requiera más o menos gente. La gente debe dejar de pensar que está siendo excluido de un proyecto para pensar que le han liberado de tiempo para centrarse en otros asuntos más productivos.
“Escala este comportamiento en toda la organización, y tendrás más personas haciendo un mejor uso de su tiempo, abordando proyectos donde sus contribuciones se conocen, no se suponen, para agregar valor”, concluyen los autores.
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