Sábado, 20.10.2018 - 08:50 h
No puedes hacerlo todo

Aprende a delegar: siete claves para repartir el trabajo de forma eficiente

Pasarle el trabajo a otro no parece difícil, pero en realidad es una de las tareas que más cuestan y una de las cualidades básicas de un líder.

Repartir eficientemente el trabajo es la tarea principal de todo líder / Pixabay
Repartir eficientemente el trabajo es la tarea principal de todo líder / Pixabay

Una de las tareas más difíciles de dirigir un equipo, sobre todo cuando se empieza a asumir una responsabilidad de este tipo, pasa por saber qué tareas deben encargarse a los subordinados, y cómo hacerlo.

Podría parecer que pasarle el trabajo a otro no es difícil, pero en realidad es una de las tareas que más cuestan. Al estrenar un puesto directivo es normal tener la tentación de abarcar todo el trabajo, pero, como apunta en Harvard Business Review Jesse Sostrind, director del Centro de Coaching de PWC, a medida que las responsabilidades se vuelven más complejas, la diferencia entre un líder efectivo y un buen trabajador con galones es dolorosamente evidente.

Los mejores jefes son aquellos que logran resolver una de las paradojas más comunes en el liderazgo: la necesidad de ser imprescindible estando menos involucrado. Y esto es algo que solo se logra aprendiendo a delegar, una cualidad indispensable del liderazgo que consiste no solo en asignar tareas a tus colaboradores, sino también en asegurarse de que estos las realizan con un nivel de calidad aceptable y en el tiempo adecuado, necesitando cada vez menos tu ayuda.

Un jefe que sabe delegar no solo logra mejores resultados, además aumenta las capacidades de sus subordinados y libera tiempo para poder realizar las tareas más importantes y que requieren de una mayor experiencia.

Las siete claves del liderazgo

Hay una serie de claves que todos los expertos en liderazgo consideran decisivas para manejar el arte de delegar:

1. Establece un proceso de toma de decisiones

Cada equipo debe encontrar un sistema de reparto de tareas que se adecue a las exigencias de la empresa, pero también a la forma de trabajar del líder, pues al fin y al cabo es este el responsable de hacer que todo funcione.

Siempre que un nuevo jefe llega a un puesto revisa lo que se estaba haciendo y piensa qué cambios pueden fortalecer el equipo y adecuarse a su forma de trabajar. Y esto es algo que debe realizarse en permanente comunicación con el equipo. Lo importante es establecer un proceso de toma de decisiones, que deje claro qué puede hacer cada miembro del grupo por su cuenta y qué asuntos deben consultarse. Este puede ir modificándose a medida que haya nuevos retos o los trabajadores adquieran nuevas capacidades, pero siempre debe ser conocido por el equipo.

2. Explica bien las tareas

Uno de los retos más difíciles para un líder es aprender a no dar nada por supuesto. Lo que para ti es obvio para otra persona puede no serlo y, por supuesto, podéis tener opiniones muy distintas sobre un asunto.

Aunque tú tomes la decisión final, es decisivo que tus compañeros realicen las tareas sabiendo que hacen lo correcto. Si trabajan a regañadientes, pensando que has tomado una decisión equivocada, el resultado siempre será peor. Por ello es importantísimo explicar siempre las decisiones y resolver cualquier duda que pueda surgir, aunque la tarea resulte repetitiva y extenuante. Este, y no otro, es tu trabajo. 

3. Comprueba que el trabajo se hace bien…

Obviamente, delegar no es pasar. Estar al tanto del trabajo de tus subordinados no solo permite detectar los problemas a medida que surjan, además deja claro a estos que hay alguien se preocupa de lo que están haciendo y, si hay una buena comunicación, será una fuente de motivación.

Cuánta más organización haya más claro se tendrán los roles / Pixabay
Cuánta más organización haya más claro se tendrán los roles / Pixabay

4… pero no seas pesado.

Ahora bien, hay una gran diferencia estar al tanto del trabajo y estar todo el día encima de alguien. Un miembro inexperto del equipo necesitará una mayor supervisión, pero los empleados más experimentados pueden percibir de forma negativa que estés encima de cada uno de sus movimientos. Siempre que se puede dar una mayor libertad y capacidad de autogestión a un trabajador es preferible dársela, probablemente el trabajo salga mejor y en menos tiempo.

5. Ten en cuenta los intereses y capacidades de tu equipo

Un buen líder no solo sabe delegar, sabe a quién delegar cada cosa, no solo teniendo en mente quién puede hacer mejor una tarea dada, sino también qué le gusta a cada uno. Y esto es algo que hay que saber ponderar. En ocasiones hay trabajadores muy buenos haciendo tareas que son muy pesadas y no gustan a nadie, y no es justo encasquetárselas siempre solo porque las hagan mejor, pues pueden acabar quemados. Lo ideal es repartir las tareas de forma justa entre todo el equipo, teniendo en cuenta las dos variables: eficiencia y apetencia.

6. Decide que cuestiones no pueden delegarse

Hablábamos recientemente de que el peor jefe que puede tenerse no es el más mandón, ni el más conformista, sino el que, simple y llanamente, pasa de tomar decisiones.

Estos jefes se caracterizan por estar psicológicamente ausentes de sus roles como líderes. Disfrutan de los privilegios y recompensas de su puesto, pero evitan participar de forma significativa con sus equipos.

Es importante delegar, pero es necesario tomar decisiones y, por supuesto, trabajar en determinadas tareas que tú puedes hacer mejor o que, en un momento dado, nadie más puede cubrir. Sentarse a leer el periódico mientras tus subordinados tienen tarea acumulada no es saber delegar, es ser un jeta.

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