Jueves, 22.08.2019 - 22:47 h
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Cómo organizar las reuniones de trabajo para que no sean una pérdida de tiempo

Las reuniones son esenciales para permitir la colaboración, la creatividad y la innovación, pero la mayoría de las veces son completamente inútiles

La mayoría de reuniones solo sirven para no trabajar / Pixabay
La mayoría de reuniones solo sirven para no trabajar / Pixabay

Las reuniones son el mal de la empresa moderna. Nos encanta alargarlas hasta la saciedad solo para descubrir una y otra vez que son una pérdida de tiempo. Quizás preferimos charlar con nuestros colegas que trabajar, ¿quién no? Pero cuando la celebración continua de reuniones hace que pasemos más horas de la necesaria en el trabajo la cosa empieza a tener menos gracia.

Se han escrito ríos de tinta sobre lo perniciosas que pueden ser las reuniones. Y hay numerosas encuestas que apuntan a su recurrente inutilidad. Un estudio reciente de Microsoft, America Online y Salary.com apunta que el empleado promedio solo trabaja tres días a la semana. El resto del tiempo que se pasa en la oficina se considera un desperdicio, y son las “reuniones improductivas” las que encabezan la lista de tiempo perdido.

Otra investigación, esta realizada por Industry Week entre 2000 directivos, apunta que un tercio de cualquier reunión no tiene sentido.Las reuniones, además, son cada vez más frecuentes. Un estudio liderado por Cliif W. Scott y publicado en el MIT Sloan Management Review señaló que las reuniones han aumentado en longitud y frecuencia en los últimos 50 años, hasta el punto en que los ejecutivos gastan un promedio de casi 23 horas a la semana en ellas, en comparación con menos de 10 horas en la década de 1960. Y los datos no incluyen todas las reuniones improvisadas que no llegan a la agenda.

El economista canadiense John Kenneth Galbratiu, profesor de Harvard y prolífico autor, solía decir que “las reuniones son indispensables cuando no quieres hacer nada”. Y cada vez hay más partidarios de, sencillamente, eliminarlas o, como proponía Mattan Griffel en Forbes hacerlas solo los miércoles.

“El resultado neto de hacer reuniones un día por semana es tener bloques de tiempo largos e ininterrumpidos durante los otros días que te permiten ser increíblemente productivo”, asegura Griffel, emprendedor y profesor de la Columbia Business School. “Puedes trabajar en cosas que de otro modo no harías”.

Para que una reunión salga bien es necesario planificarla / Pixabay
Para que una reunión salga bien es necesario planificarla / Pixabay

Las reglas para tener reuniones productivas

Partiendo de la base de que la mayoría de reuniones pueden, sencillamente, eliminarse, es cierto que en ocasiones pueden ser útiles. Como explican los profesores Leslie A. Perlow, Constance Noonan y Eunice Eun en Harvard Business Review, “las reuniones son esenciales para permitir la colaboración, la creatividad y la innovación. A menudo fomentan las relaciones y garantizan un intercambio de información adecuado”. En definitiva, “proporcionan beneficios reales”, pero solo si se si se siguen una serie de reglas:

1. Ante la duda, no te reúnas

La regla número uno. Antes de pensar si es conveniente convocar una reunión piensa realmente para qué sirve. El especialista en liderazgo Ray WIliiams comenta en Psychology Today que las reuniones nunca deben utilizarse para informar de una decisión que ya se ha tomado o plantear un debate sobre algo en lo que en realidad no queremos que haya un debate.

Muchas reuniones se celebran para dar una sensación de democracia que no es tal. Y es una estupidez. Nadie se lo cree y solo se está perdiendo el tiempo. Pide consejo antes de tomar una decisión y apechuga con lo que hayas decidido, pero no utilices a tus compañeros o trabajadores para que respalden en una suerte de ficción tu decisión. Nadie es verdaderamente sincero cuando hay una jerarquía por delante, y menos rodeado de gente.

Si tienes cualquier duda sobre la conveniencia de una reunión es que no es conveniente.

2. Prepara la reunión con antelación

El éxito de una reunión depende del diseño de está. Hay que tener claro qué se quiere tratar y con qué objetivo. Todos los participantes deben conocer con suficiente antelación la existencia de la reunión y su propósito, para que puedan preparar su intervención.

Las reuniones improvisadas suelen ser siempre un fracaso, pues se convierten en una charla intrascendente en términos de productividad.

3. Ajústate al horario

Parece una obviedad, pero es el pan nuestro de cada día que las reuniones se retrasen porque falta una persona, lo que hace que todo el mundo pierda el tiempo estando pendiente de cuándo se va a celebrar un encuentro que, a buen seguro, será también una pérdida de tiempo.

Empieza siempre las reuniones a la hora a la que están convocadas, sin esperar a nadie, y ajústalas a un tiempo previamente acordado, como máximo de una hora. A partir de ese tiempo nadie prestará atención.

La sala de reuniones, el agujero negro de la vida empresarial / Pixabay
La sala de reuniones, el agujero negro de la vida empresarial / Pixabay

4. Limita los asistentes

Convoca a la reunión solo a la gente necesaria para discutir el tema en cuestión. La productividad disminuye de forma proporcional al número de participantes. Tampoco obligues a los trabajadores a asistir a una reunión. Si una persona cree que no es necesario acudir porque no va a aportar nada es evidente que no va a aportar nada.

5. Obliga a escuchar

Con frecuencia las reuniones se convierten en monólogos de ciertas personas, siempre las mismas, que el resto no escucha. Es responsabilidad del anfitrión de la reunión actuar como moderador del debate, medir los tiempos y obligar a los asistentes a estar a lo que están.

Es además conveniente, por respeto a todos los participantes, prohibir mirar el móvil en la reunión. Es difícil, sí, pero con la excusa de atener asuntos urgentes la mayoría de reuniones se convierten en un círculo de personas chateando por WhatsApp. Si hay gente trabajando en otros asuntos durante la reunión es que no deberían estar en la reunión.

6. Valora la utilidad de cada reunión

Al finalizar cada reunión pregunta a los asistentes si creen que ha servido para algo. Quizás te lleves una sorpresa. Si la reunión no ha funcionado diseña la siguiente de otra forma. No repitas dinámicas de reunión que no están funcionando. Y recuerda siempre la regla número uno: ante la duda, no te reúnas.

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