Cómo organizar las tareas para establecer prioridades sin ser demasiado estricto

Estamos obsesionados con el tiempo. Nuestro 'planning' está basado siempre en los minutos que necesitamos para finalizar cada tarea programada. Nuestras agendas están diseñadas con una estructura cuya raíz son las horas en las que se divide el día. 

Pero vivir así, es vivir una mentira. Parece que muy a menudo no tenemos idea de cuánto tiempo nos tomará realmente una tarea. Tal vez deberíamos dejar de estimar. De hecho, una investigación realizada por This vs That asegura que solo un 17% de las personas tienen esta capacidad de programar con exactitud el tiempo que necesitan.

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Aytekin Tank, redactor de 'Medium', sabe sobre la gran falacia que conlleva la planificación exacta. Ha investigado el estudio realizado por la Universidad de Waterloo en el que los participantes demostraron dar las mismas estimaciones de tiempo para escenarios de trabajo realistas como lo hicieron para los mejores de los escenarios. El cree en una organización basada en las prioridades y así lo cuenta en un artículo para su publicación. 

“Marcar una lista interminable de tareas pendientes puede ser una forma tentadora de evitar un trabajo importante. Y si el bloqueo de tiempo programado para una tarea clave es demasiado corto, ya hemos pasado el día trabajando en una lista de verificación no esencial”, asegura Tank.

Porque eso es así, las tareas que más evitamos suelen ser las de mayor importancia, las que más nos valen para superar la jornada con éxito, las que más nos ayudan a alcanzar un alto nivel de productividad.

“En lugar de confiar en una lista de tareas o estimar incorrectamente los bloques de tiempo, podemos programar el día para lograr nuestro máximo rendimiento personal”, asegura Tank.

Lo que importa para este proceso es saber qué es lo verdaderamente importante. Hay que aprender a priorizar con exactitud. Para esto, Tank nos acerca la Matriz de Decisiones de Eisenhower. Esta matriz nos ayudará a “distinguir entre las tareas que requieren atención inmediata y las que requieren tiempo, una distinción que puede frenar nuestra productividad cuando se malinterpreta”, dice.

Al utilizar la matriz para definir nuestras tareas, podemos comenzar a entender cuánto enfoque, en lugar de tiempo, merece cada proyecto. Porque lo que realmente nos va a valeer es aprender a administrarnos a nosotros mismos, y no el tiempo que poseamos.

En palabras de Tank: “comprender nuestra propia capacidad para trabajar productivamente en una tarea más útil que programar su duración”.

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Una vez detectadas las tareas primarias y esenciales, llega el momento de las estrategias de mayor rendimiento. Aquí entra en juego la energía que tengas en determinados momentos del día.

“Cuando estamos comprometidos y abordando proyectos importantes durante nuestras horas pico, generalmente estamos dispuestos a trabajar más tiempo y experimentamos menos agotamiento en el camino”, dice Tank.

Una idea podría ser dividir el día. Esto es una excelente forma de mejorar la productividad. Utiliza las tareas que disfrutas como recompensa al completar aquellas que no te interesan. Se trata de pequeñas recompensas personales que van a hacer que tu productividad aumente.

Tank recomienda hacer una hoja de cálculo y registrar los niveles de energía a lo largo del día. “Haz un seguimiento de cómo tu creatividad, enfoque e interés fluyen y fluyen; y luego busca patrones a lo largo de la semana”, aconseja.

Para encontrar la estrategia adecuada hay que atender de pleno al rol que desempeñas en tu empresa. No tiene las mismas necesidades un creativo que un gerente. Son trabajos muy diferentes.

Programar sesiones de trabajo diarias, semanales o mensuales, bien enfocadas, asegura que siempre tengas espacio para trabajar bien.

“También puedes probar un sistema de programación como The Da Vinci Schedule, que fluctúa entre el trabajo profundo duro y el trabajo profundo suave; o crear un programa más personalizado con 3 días completos de trabajo bien enfocado” aconseja Tank.

Independientemente de la estrategia que elijas, asegúrate de priorizar tus momentos de producción pico y el trabajo que importa, no lo que tu lista de tareas pendientes te imponga. No lo olvides.