El lugar en el que desarrollamos nuestro trabajo tiene una enorme influencia en nuestro bienestar y desempeño, más aún cuando este es siempre el mismo, como en la mayoría de los empleos de oficina.
Es difícil concentrarse en una oficina llena de ruidos, con una luz deficiente o un mobiliario inadecuado para el desempeño de la tarea. Y las compañías, las primeras interesadas en que sus empleados tengan un entorno favorable, no siempre piensan en todos los detalles.
De un tiempo a esta parte se han puesto de moda las oficinas abiertas, en parte por la necesidad de crear espacios más dinámicos –necesarios para nuevas formas de organización laboral, como son las metodologías ágiles–, en parte como una forma de ahorrar costes de alquiler apostando por oficinas más pequeñas. Y estas no siempre están diseñadas para que los empleados estén verdaderamente cómodos.
Ya seas responsable de escoger el diseño de una oficina, o un simple trabajador que quiere mejorar en la medida de sus posibilidades su espacio de trabajo, a la hora de organizar un espacio laboral deben tenerse en cuenta dos factores principales.
1. El espacio debe ser acorde a la tarea
No hace falta ser una lumbrera para saber esto, pero lo cierto es que es una máxima que no se cumple en todas las oficinas: en una oficina de atención al cliente los empleados tienen que hablar todo el rato por teléfono, pero en una consultoría lo más probable es que tengan que estar concentrados en su tarea.
Como explica la experta en ciencia del comportamiento Anja Jamrozik en un artículo de 'Inc.', hay que pensar diferentes espacios de trabajo para cada tarea.
Las oficinas tienen que tener espacios de colaboración, pero es un incordio que una oficina abierta, con muchos trabajadores, sea un lugar en el que se pueda levantar la voz constantemente.
Hay empresas, como la compañía de 'software' Basecamp, que tiene normas parecidas a las de una biblioteca en los espacios compartidos en los que la gente está trabajando: para mantener una conversación, hablar por teléfono o celebrar una reunión, hay que ir a salas aparte.
Tener diferentes espacios para diferentes tipos de trabajo puede aumentar la satisfacción y el rendimiento.
2. El espacio debe ser confortable
Una vez que hayamos creado espacios diferenciados, debemos abordar el ambiente que rodea a estos. Las personas trabajan mucho mejor cuando están cómodas, y hay diversos elementos que influyen en esto.
Uno fundamental es el mobiliario y las herramientas de trabajo. No es posible trabajar a gusto sin contar con una mesa suficientemente amplia, una pantalla de ordenador de un tamaño adecuado a la tarea (que en trabajos de oficina debería ser, como norma, grande) y una silla con reposabrazos y ajustable en altura. Esto no solo es importante para el rendimiento de los trabajadores, sino también para su salud, y no todas las empresas le dan la importancia que debieran (y pese a que estén obligados a cumplir una serie de requisitos por ley).
Otro punto importante es la temperatura. No es posible trabajar a gusto si se pasa mucho frío o mucho calor. Este es un punto controvertido y una fuente inagotable de peleas, pues la temperatura de confort no es la misma para todo el mundo.
Si no puedes controlar la temperatura de tu oficina, siempre puedes crear tu propio microclima, trayendo un pequeño calefactor o un ventilador, hasta encontrar la forma en la que trabajas a gusto.
El tercer factor ambiental más importante (no necesariamente en este orden) es la luz, que debe ser acorde al trabajo que desempeñas. No es raro pasar ocho horas al día en sótanos, viviendas interiores o talleres pésimamente iluminados, y esto tiene un enorme coste para el trabajador.
En general, para trabajos en oficinas y despachos se recomienda que el nivel de iluminación se encuentre alrededor de los 500 lux, una intensidad similar a la que emiten los halógenos de un de un espejo o la encimera de la cocina, que es además la recomendada para leer. En ocasiones, si el espacio general está mal iluminado, basta con utilizar un pequeño flexo individual.
Por último, hay al menos un estudio, publicado en el 'Journal of Experimental Psychology', que asegura que trabajar cerca de plantas incrementa la productividad de los empleados en un 15 %.
Lo que no debe haber en tu despacho
“Si no tienes una planta, los elementos que te recuerdan a la naturaleza tienen el mismo efecto”, asegura Jamrozik. “Coloca una lámina que tenga textura natural o una foto de la naturaleza”.
A la hora de diseñar un espacio de trabajo no solo es importante contar con unos determinados elementos, sino también rechazar otros. De esto ya hablamos recientemente, pero a modo de resumen es importante recordar que debemos mantener alejado del escritorio todos los elementos que puedan distraernos de nuestra tarea: el móvil, las pilas desordenadas de libros y papeles y, en general cualquier elemento que genere desorden.
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