Daniel H. Pink (Ohio, 1964) es uno de los autores de libros de management más exitosos de Estados Unidos. Aunque estudió Derecho en Yale nunca ejerció la abogacía y, tras ocupar diversas posiciones políticas –entre otras la de escribir los discursos al vicepresidente Al Gore–, se dedicó de lleno a la escritura.
En su último libro, ¿Cuándo? (Alienta), que ha sido de nuevo bestseller de The New York Times, Pink explora los avances en la ciencia del tiempo o, para ser más precisos, la ciencia de encontrar el momento preciso para cada tarea dada.
En el manual Pink insiste en una idea clave: el “cúando” es muchas veces más importante que el “cómo”, y deberíamos tenerlo siempre en cuenta.
Charlamos con el autor vía Skype, para darnos cuenta, entre otras cosas, de que el horario partido que tanto se ha criticado de los españoles, es en realidad una forma bastante útil de organizar el tiempo.
Abre el libro con una cita de Miles Davis: “Los tiempos no son lo más importante. Lo son todo”. Como fan del jazz me ha recordado a otra famosa cita de Thelonius Monk: “Lo que no tocas puede ser más importante que lo que tocas”. ¿Hasta qué punto nos limita el hecho de tener siempre ocupado nuestro tiempo?
Es cierto, a veces tratamos de hacer muchas cosas y dejamos de hacer las más importantes. Estoy de acuerdo en general con Thelonius Monk, a la hora de sacar adelante el trabajo, lo que decides no hacer es en cierto punto más importante que lo que decides hacer. Decidir lo que no quieres hacer es extraordinariamente importante.
Para la mayoría de la población, solo hay un eje alrededor del cual gira la organización del tiempo: el horario laboral. Este nos obliga a levantarnos entre las 7 y las 8 de la mañana y acostarnos a medianoche. Pero ¿es el horario ideal?
No para todo el mundo, de ninguna manera. Como explico en el libro, depende del cronotipo de cada persona. Para alguna gente es un buen horario. Para mí es perfecto, no soy demasiado madrugador, ni me levanto demasiado tarde, estoy en el medio. Naturalmente me voy a la cama entre 11 y 12 y me levanto en torno a las 7. Pero para otra gente, para los búhos, que tienen cronotipos de tarde, llevar este horario es muy complicado. Y es mucha gente. Estamos hablando del 20 % de la población, para la que ese horario no funciona nada bien. Es un gran problema para las empresas, que están perdiendo el 20 % del talento.
¿Está comprobado que existe una división entre personas madrugadoras y las que no lo son, entre búhos y alondras?
Sí. La gente siempre ha tenido una intuición, pensaba que rendía mejor por la mañana o por la tarde, pero ahora sabemos que esta intuición está apoyada en fundamentos científicos: los cronotipos, que son unas de las más importantes líneas de investigación del campo de la cronobiología. Es algo real. Tenemos nuestro propio cronotipo de la misma forma que hay gente con los ojos azules y gente con los ojos marrones. Es parte de lo que somos. Así que, como dices, si solo existe un horario laboral no va a funcionar bien para gran parte de la población.
En general ¿cree que dormimos poco?
Depende. Creo que hay algunas evidencias. La mayoría de la gente necesita dormir ocho horas todas las noches, y si tienes un horario que no te permite hacerlo tienes un sueño insuficiente. Conozco los datos en EEUU sobre los adolescentes, que necesitan incluso más de ocho horas, y no las están durmiendo, porque se van a dormir a las 11 o las 12 y se tienen que levantar a las seis.
No es muy distinto aquí, y no sé si es solo un problema de los adolescentes. ¿No trabajamos todos demasiadas horas?
No lo tengo claro, pero sí creo que no trabajamos de una forma inteligente y estratégica. Una de las razones por las que trabajamos tantas horas es que muchas de esas horas en las que estamos trabajando no son eficientes. No pensamos sobre cuándo hacemos las cosas. Deberíamos pensar qué tipo de trabajo hacemos en cada momento. Aunque, yo ahora mismo tengo que hacer un montón de cosas y mi lista es tan larga que cuando he llegado a la oficina hace una hora me he vuelto loco y he violado mis propios principios.
Muchos directivos siguen pensando que para que sus empleados trabajen se les tiene que imponer un horario estricto, a ser posible supervisado. En mi experiencia, sin embargo, desde que organizo mi agenda como quiero soy mucho más productivo. ¿Hasta qué punto se están equivocando las empresas al imponer horarios rígidos para todo el mundo?
Esto es muy importante. Hay ciertos tipos de trabajos en los que la gente tiene que estar allí en un tiempo concreto. Si tienes un empleo en un supermercado que abre a las 9 de la mañana no puedes decir, “hoy creo que no voy a estar allí hasta las 11”, porque tendrás clientes a esas horas. Pero muchos trabajos no son así. Hace unos años escribí otro libro sobre la motivación y una de las cosas fundamentales de esta es el sentido de autonomía. La gente está mucho más motivada cuando tiene control sobre lo que hace, pero también sobre cuándo lo hace. Creo que muchos directivos están cometiendo un error al tratar de controlar el tiempo de la gente. Creen que es algo inteligente, pero es estúpido, porque si liberas el control, y dejas a la gente que haga el trabajo correcto en el momento correcto, de acuerdo a quiénes son, van a sacar una mayor cantidad de trabajo. A los periódicos para los que trabajas no les importa si te levantas a las tres de la mañana o te acuestas a esa hora, solo quieren buenos artículos. En muchos sentidos, las compañías deberían tratar a la gente que son empleados de la misma forma que tratan a los colaboradores autónomos, los clientes o los proveedores, centrándose verdaderamente en lo que entregan y no en cómo se organizan para entregarlo.
En España, sobre todo en las grandes compañías, se da mucho lo que llamamos presentismo. Muchos trabajadores se pasan gran parte de la jornada laboral sin hacer ningún trabajo real, solo esperando a poder irse porque ha acabado su horario.
Ocurre en otros sitios, y es penoso para la compañía y para ellos. No es bueno para el alma humana el hacer nada. Hay muchas compañías en las que solo ser visto es parte del trabajo, no tienes necesariamente que hacer nada, solo que parezca que estás trabajando.
Algunos especialistas en management bien conocidos, como Adam Grant, insisten en que no es útil trabajar después de las tres de la tarde. ¿Está de acuerdo?
No, no, porque depende de la persona. Hay mucha gente para la que trabajar de 4 de la tarde a 10 de la noche es un gran horario y es cuando son más productivos, y hay mucha gente para la que su horario ideal es trabajar de 9 a 12 de la mañana, hacer otras cosas a medio día, y volver a trabajar luego de 4 a 7 de la tarde. No estoy de acuerdo con que tenga que haber reglas estancas.
Pero en el libro apunta a que la mayoría de la gente comete más errores por la tarde que por la mañana
Sí, pero el momento realmente malo es el de después de comer, las primeras horas de la tarde. El final de la tarde no es para nada tan malo, sobre todo para la gente que son búhos.
Este último horario que citas es el que se ha seguido tradicionalmente en España, donde sigue siendo habitual horarios partidos, con dos horas para comer. Últimamente, sin embargo, están en desuso, y se está insistiendo en acabar con ellos, pues la gente llega demasiado tarde a casa. Cada vez nos tomamos menos tiempo para comer. Si dice que es bueno descansar a primera hora de la tarde e, incuso, echarse una pequeña siesta. ¿Estamos errando al cambiar nuestro horario?
Quizás. Descansar después de comer puede ser muy positivo. Lo que sabemos es que trabajamos mejor y trabajamos más cuando hacemos el trabajo correcto en el momento adecuado, y debemos ser estratégicos al respecto. La gente que es alondra, o está un poco en medio, debe hacer el trabajo analítico al principio del día. A primera hora de la tarde, la gente comete muchos errores, no es un buen momento para trabajar, por lo que deberíamos tomar más descansos, incluido el de la comida, y para mucha gente una siesta corta puede ser muy positiva. Durante este periodo, además de tomar más descansos, podemos dedicarnos a hacer el trabajo administrativo, el trabajo que no requiera mucha concentración mental. Por ejemplo, yo tengo siempre muchos correos que tengo que contestar, y no es una tarea muy complicada, así que la hago a primera hora de la tarde. Creo que eliminar el descanso de la comida es un error, porque parte de la base de que todos los momentos del día son iguales, y no lo son. Esta es la idea más importante. Nuestras habilidades y nuestra capacidad mental no permanecen iguales en el transcurso del día, nuestro rendimiento es distinto cuando realizamos una tarea a las 10 de la mañana o cuando la haces a las dos de la tarde. Se puede mejorar mucho con unos pequeños cambios: haciendo el trabajo correcto en el momento correcto y tomando pequeños descansos en los peores momentos.
¿Tan difícil es esto de entender para los directivos?
Sí y no. Pueden entenderlo perfectamente, porque las evidencias son abrumadoras, y si se quieren crear estrategias ganadoras hay que poner el problema del “cuándo” sobre la mesa. Si piensas por ejemplo en las reuniones, cuando se convocan estas lo único en que se piensa es si los participantes y la sala están disponibles, no se piensa en qué tipo de reunión se va a celebrar. ¿Queremos que la gente sea analítica? ¿Creativa? ¿Es una reunión sencilla de administración? ¿Quién va a ir? ¿Es gente más madrugadora o menos? Los directivos inteligentes pueden tomar mejores decisiones estratégicas si tienen esto en cuenta, lo que les asusta a los directivos es que al introducir estas cuestiones tienen que ceder un poco de control.
Y quizás dejar que la gente trabaje menos tiempo.
Puede ser, pero cuánto tiempo trabajas no es lo más importante. Puede ser importante si mi trabajo es grapar papeles, porque cuánto más trabajo más papeles grapo, pero si mi trabajo es aconsejar a una compañía o elaborar una campaña publicitaria, trabajar más horas no me va a hacer necesariamente mejor en mi trabajo.
La forma en la que organizamos el tiempo, el calendario Gregoriano que se usa hoy en todo el mundo, es solo una elección arbitraria. Podríamos usar cualquier otro tipo de calendario, como el que se propuso en tiempos de Napoléon. Sin embargo, como explica en el libro, los puntos de referencia temporal, como son el primer día de la semana, los festivos, o el primer día de un mes o del año, tienen una gran influencia en nuestras decisiones. ¿Por qué?
Es verdad que, como dices, no hay nada especial en el primer día del mes o de la semana, es algo completamente arbitrario. Los meses podrían durar 43 días si quisiéramos. No creo que la ciencia pueda decirnos por qué estos días son especiales, la cosa es que hay ciertos días que destacan en el calendario, igual que hay lugares que destacan en el espacio físico. Cuando le explico a la gente cómo llegar a mi casa, en Washington DC, les digo que estoy cerca de un restaurante, que se llama Cactus Cantina. Mucha gente lo conoce y se ve muy bien, así que la gente va conduciendo hasta que ve Cactus Cantina, paran y prestan atención. Es un hito. Ciertos días operan de la misma forma. Por otro lado, sencillamente, nos engañamos a nosotros mismos cuando llegan ciertos días: pensamos que hay días que implican un nuevo comienzo, abrimos un nuevo libro de cuentas en nosotros mismos. Es un comportamiento irracional, sin duda, pero está muy extendido, y podemos utilizarlo para ayudarnos. Hoy en los EEUU es fiesta federal, así que mañana es un buen día para empezar algo, porque es el inicio de una nueva semana y el día después de una fiesta. Es totalmente arbitrario, es solo la forma en que nos engañamos a nosotros mismos.
El marketing sabe perfectamente cómo funciona esto, por ejemplo con las dietas, pero ¿cómo usarlo realmente a nuestro favor?
Las dietas son un buen ejemplo, sí. Lo más importante para seguir una dieta es empezar. Si no empiezas la dieta tienes cero oportunidades de mantenerla, pero si empiezas tienes posibilidades de mantenerla. Es una forma de engañarnos a nosotros mismos para empezar a hacer dieta, ir al gimnasio, o ser una mejor persona... Es un engaño positivo.
En España utilizamos un huso horario, GMT+1, que no nos corresponde geográficamente. ¿En qué medida afecta negativamente en nuestro rendimiento o nuestras horas de sueño?
Es una buena pregunta, pero no tengo la respuesta. Tenemos un cronotipo que determina cuando nos vamos a la cama y cuando nos despertamos, pero además nos entrenamos para la oscuridad y la luminosidad. Lo que pasa es que la gente se adapta a la oscuridad y la luminosidad con cierto desfase a lo que espera su ritmo corporal. Probablemente en España haya gente peor sincronizada que en otro país, porque en invierno amanece más tarde de lo que debería, lo que tiene un pequeño efecto sobre el momento de levantarse. Puede que la gente esté peor sincronizada que en otras partes, pero una hora es poca cosa, el desafío real lo tienen en países como China, que es un país gigante que solo tiene un horario. La gente en el este y en el oeste deberían tener tres horas de diferencia, y no las tienen.
Hay académicos que dicen que nuestros horarios cambiaron enormemente en el momento en que se empezó a usar la luz eléctrica y que antes teníamos horarios de sueño muy distintos, en su mayoría bifásicos. Nos acostábamos pronto, nos levantábamos a mitad de la noche durante dos horas, y nos volvíamos a dormir hasta que amanecía. ¿Es cierto?
Es una idea interesante. No está claro si esto pasó realmente, solo tenemos algunos diarios de gente que sí lo hacía, pero no sabemos si era lo habitual. Puede ser que la gente se fuera a dormir demasiado pronto, porque no había luz, antes de estar verdaderamente cansados, y entonces se levantaban a mitad de la noche. No estoy seguro, pero sería interesante conocer la forma en que realmente dormían los humanos.
Pero ¿tendría sentido dormir en dos tiempos?
Es un área que la cronobiología va a estudiar, poniendo a gente en experimentos, con sueños bifásicos. Es interesante.
En Europa se está debatiendo si acabar con el cambio de hora. ¿Cree que es beneficioso?
Es otro asunto controvertido. Aquí en los EEUU los diferentes husos tienen que ver asuntos económicos, como el turismo, para que haya más luz en verano y que la gente consuma más. No es una cuestión sencilla. Aquí es un asunto muy controvertido, porque hay 50 estados y cada uno pone las reglas que quiere. Hay algunos estados que no cambian la hora, como Arizona, que tiene la misma hora que California la mitad del año, pero no la otra. En Indiana durante mucho tiempo dentro del propio estado había dos horarios, cambiaba la hora en distintas aceras de la misma calle. Hay que decir, no obstante, que no me parece algo tan importante.
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