Hubo un tiempo en que todos los empleados de oficina tenían un despacho, o al menos un simulacro de este, con mamparas que aseguraban cierta privacidad frente al resto de empleados. Hace ya décadas fueron desapareciendo estas mamparas y los despachos se reservaron a la Alta Dirección, pero pronto puede que ni siquiera tengas tú mesa, incluso siendo directivo.
Como apunta Sue Shellenbarger en The Wall Street Journal, cada vez más empleadores están reemplazando las configuraciones tradicionales de un escritorio por empleado, con una menor cantidad de escritorios disponibles para todos los trabajadores por orden de llegada. Se trata de una tendencia imparable: según una reciente encuesta de la inmobiliaria CRBE, realizada entre 138 empresas estadounidenses, el 25 % de las compañías tienen empleados sin sitios asignados y el 52 % planean que esto ocurra en los próximos tres años.
Este cambio en la organización de las oficinas es bien conocido en algunos sectores, como el de la consultoría, donde la mayoría de los trabajadores no tiene un despacho asignado en la central ni en las oficinas de los clientes, donde se les ubica en cualquier hueco que haya. En algunas compañías los despachos están desapareciendo incluso para los socios.
El modelo tiene todo el sentido del mundo en compañías donde se trabaja principalmente para otras compañías y hay una tremenda movilidad, pero se está empezando a aplicar en todo tipo de empresas.
En la firma de arquitectura Perkins + Will, que se dedia, entre otras cosas, al diseño de oficinas abiertas, solo hay 52 escritorios ajustables para los 70 empleados. La firma tiene más asientos en salas de conferencias, salas pequeñas, mesas de trabajo y la cafetería. Los empleados llegan y se sientan donde buenamente quieren. Solo tienen un espacio personal: una taquilla donde algunos guardan las fotos de la familia para no perder la costumbre. Como ocurre en una biblioteca, no se puede dejar abandonado el sitio por más de dos horas, a partir de las cuales hay que abandonar el puesto y limpiar la mesa con toallitas sanitarias.
Una forma de ahorro de costes
La razón principal por la que muchas empresas están adaptando esta organización es el simple y puro ahorro de costes: a menos espacio promedio por empleado, más barato es el alquiler de la oficina y los consumos asociados a esta. Y, a medida que aumenta el trabajo en remoto y el empleo freelance, disminuye la necesidad de espacio: entre un 20 % y un 40 % de los escritorios tradicionales ya están desocupados en promedio porque los empleados trabajan en otro lado, están de vacaciones o de baja, según estiman los ejecutivos de CBRE.
Este tipo de organización también tiene costes añadidos –hay que aumentar, por ejemplo, la frecuencia con la que se ejecutan servicios de limpieza–, pero en ningún caso superan el ahorro que conlleva poder contar con una oficina más pequeña.
Hace solo unos años, cuando aún dependíamos de teléfonos fijos, agendas, facturas en papel y post-it este tipo de oficinas eran impensables, pero hoy nuestra vida es móvil y no es un drama trabajar sin un escritorio asignado.
Como explica a WSJ Brooke Doepke, la directora de marketing de Perkins + Will, al principio era incapaz de imaginar si quiera en no contar con un despacho. “Tenía Post-its en todas partes”, dice, más un cajón lleno de propuestas y un archivo de pie en su escritorio. Aprendió a usar OneNote, una aplicación para compartir notas y descubrió que podía pasar de un equipo a otro usando solo archivos digitales. “Me convertí en un converso total, de escéptico a creyente, una vez que me quité del papel”, asegura.
No llueve a gusto de todos
No todos los empleados ven con buenos ojos este cambio. Hay trabajadores que se adaptan bien a la movilidad, pero a otros les gusta tener sus cosas en su sitio, junto a los mismos compañeros, y para ellos tener que buscar donde sentarse cada mañana es una fuente más de estrés.
Los defensores de este nuevo de organización de la oficina insisten en que, al no haber sitios asignados, se fomenta la conversación y el intercambio de ideas entre los empleados y, además, fomenta la movilidad, algo que también es bueno para combatir el sedentarismo.
Sus detractores critican, no obstante, que es más difícil organizar los equipos, pues si la oficina es grande no es fácil saber dónde está la gente; puede provocar cierto descontrol si, por ejemplo, hay un día en el que no falta nadie al trabajo; y obliga a todo el mundo a cargar con el portátil de un lado para otro (algo que no es bueno ni para la vista ni para la espalda).
No obstante, lo más probable es que esta discusión siquiera se tenga en cuenta: es mucho más barato, y esto pesará sobre cualquier otro argumento.
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