La cantidad varía en función del sector y el puesto, pero al llegar por la mañana al trabajo no es extraño encontrar en la bandeja de entrada decenas de correos y recibir otros tantos a lo largo de la jornada, también cuando esta acaba. La mayoría contienen mensajes que no sirven para nada, pero aún así tenemos que leerlos y, en muchos casos, responderlos.
Se trata de una enorme pérdida de tiempo para todos los empleados, pero es especialmente preocupante para los directivos y mandos medios. Un nuevo estudio de la Universidad Estatal de Michigan demuestra que mantenerse al día con el correo electrónico exige mucho a los directivos, tanto que esta tarea les impide alcanzar sus objetivos y ser buenos líderes.
Según la investigación, los empleados pasan más de 90 minutos todos los días –o siete horas y media todas las semanas, casi una jornada laboral entera– consultando el correo electrónico y recuperándose de las interrupciones que implica esta tarea. Los directivos no son una excepción, pero sus distracciones tienen implicaciones de mayor alcance.
“Como la mayoría de las herramientas, el correo electrónico es útil, pero puede llegar a ser perjudicial e incluso dañino si se usa en exceso o de forma inapropiada”, explica el profesor de management Russell Johnson, autor principal del estudio. “Cuando son los directivos los que intentan recuperarse de las interrupciones del correo electrónico, no logran cumplir sus objetivos, descuidan las responsabilidades como gerentes y sus subordinados no cuentan con el liderazgo que necesitan para prosperar”.
Lo que distingue a los directivos de otros empleados es que cuando se sienten abrumados e improductivos debido a las demandas del correo electrónico, recuperan el tiempo perdido limitando su tarea como líderes –inspirar a los subordinados o explicar qué tareas son más importantes– y priorizando los deberes tácticos –asignar tareas o establecer objetivos–. Esto, asegura Johnson, es una decisión estratégica e intencional para sentirse más productivos, pero es errónea para el correcto funcionamiento de una empresa.
No hace falta que contestes, pero yo te lo mando
El problema se agrava cuando, tanto empleados rasos como directivos, mandan y reciben correos fuera del horario laboral. Como confirma otro reciente estudio, en esta ocasión de la Virginia Tech University, gestionar el correo electrónico fuera del horario de trabajo genera una ansiedad que es perjudicial no solo para el trabajador sino también para su familia.
Un hallazgo particularmente sorprendente de este estudio es que lo que estresa a los trabajadores no es solo el tiempo que emplean en recibir y responder correos electrónicos después del trabajo. Lo que genera más ansiedad es la expectativa de que un empleado esté disponible para trabajar fuera de la oficina.
Generalmente, los jefes no esperan que los trabajadores contesten al correo fuera de horario, pero mandan estos de todas formas esperando que se lea en el momento adecuado. Pero los empleados no tienen ninguna instrucción al respecto, y si ven un correo del trabajo fuera de tiempo lo contestan igualmente, pensando que este es su deber. Esto alimenta la expectativa de revisar el correo electrónico fuera de la oficina, y la creencia se ve reforzada por el hecho de que los jefes están trabajando a todas horas.
Esta falta de políticas respecto a la conveniencia de contestar o no los correos fuera del horario laboral (o, peor, en vacaciones) hace que arraigue una cultura empresarial que tiene muy poco de saludable, y donde el estrés y la ansiedad campan a sus anchas.
Por una política de correos
Como explica Maura Thomas en Harvard Business Review la mejor forma de crear una cultura sensata con el uso del coreo electrónico pasa por establecer normas sobre su utilización.
Es conveniente dejar claro al equipo que no se deben contestar correos fuera del horario laboral o en vacaciones y, si hubiera una urgencia, se debe usar el teléfono o la mensajería instantánea. Pero es importante, además, establecer algunas normas para el uso del correo durante la jornada laboral.
El correo nunca fue diseñado para establecer una comunicación inmediata y es un terrible error usarlo para asuntos urgentes. Si el personal está acostumbrado a recibir correos con tareas que deben realizarse de forma inmediata nunca se sentirán cómodos cerrando su bandeja de entrada (o silenciando las notificaciones) para realizar un trabajo más importante. Y esto, lógicamente, mina la productividad de todo el equipo (y, sobre todo, de los directivos, como atestigua el estudio de la Universidad Estatal de Michigan).
La manera de acabar con la trampa que puede suponer el correo electrónico es muy sencilla: establecer otras vías de comunicación para los asuntos urgentes o medio urgentes, como es el teléfono, la mensajería instantánea o, mejor aún, el contacto cara a cara. Lo importante es dejar muy claro que el correo electrónico solo debe utilizarse para comunicaciones que no sean urgentes y solicitudes rutinarias, independientemente del día o la hora a la que se efectúen.
Estas directrices claras, y de obligado cumplimiento, crearán el espacio que los empleados necesitan para sentirse cómodos al ignorar por el tiempo que sea necesario su bandeja de entrada para concentrarse en el trabajo real.
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