La falacia de la planificación o por qué empezamos tareas que nunca acabamos

Es uno de los errores más habituales, tanto en la empresa como entre los autónomos. Aceptamos más tareas de las que podemos abarcar, con tiempos que no podemos cumplir, no solo por quedar bien con clientes y jefes, sino también porque somos demasiado optimistas al calcular lo que cuesta concluir una tarea dada.

Esto es un problema gordo a la hora de repartir el trabajo y realizar las entregas convenientemente, lo que tiene un impacto económico directo, pero también sobre la salud del trabajador, que puede llegar a vivir eternamente estresado, trabajando con plazos nada realistas.

Mira también

Por qué tu cerebro te engaña para hacer siempre las tareas menos importantes

Se trata este de un fenómeno bien conocido, y que tiene incluso un nombre entre los estudiosos de la psicología y el 'management': la falacia de la planificación.

Este término fue definido por vez primera en 1979, de manos de Daniel Kahneman y Amos Tversky, y desde entonces se han realizado cientos de estudios que llegan a la misma conclusión principal, y es que tenemos una predisposición a infraestimar el tiempo que nos lleva completar una tarea.

“Es algo tan profundo [de nuestra naturaleza] que puedes saber sobre ello e, incluso, entender el principio, y seguir cometiéndolo”, explica en 'The New York Times' Greg McKeown, autor de 'Esencialismo' (Aguilar).

Hay diversas razones que explican el fenómeno. A la hora de planificar lo que tardamos en hacer una tarea prima siempre el escenario más optimista, y no tenemos en cuenta una serie de contratiempos que pueden ocurrir y ocurren –enfermedades, problemas con los proveedores, la aparición de nuevas tareas más urgentes…–, pero, además, solemos hacer una interpretación inadecuada del propio desempeño. En general, valoramos de forma demasiado positiva nuestras propias capacidades.

A esto hay que añadir que el hecho de empezar nuevas tareas funciona como una recompensa en nuestro cerebro, por lo que siempre nos apetece más hacer algo novedoso que terminar lo que ya hemos empezado. Es una de las principales razones por las que tendemos a procrastinar, esto es, a postergar la realización de tareas.

Cuando la consecución de una tarea se retrasa, la emoción que conlleva el inicio de esta se desvanece. Es la pescadilla que se muerde la cola: tendemos a acumular tareas inconclusas, que abandonamos en favor de otras nuevas que no llegamos a completar.

No es fácil romper este círculo vicioso, pero es posible si nos obligamos, de forma sistemática, a calcular el coste real que implica terminar cualquier tarea, incluyendo también las posibles contingencias.

En opinión de McKeown la mejor forma de estimar el tiempo que realmente cuesta finalizar una tarea es multiplicar por tres lo que crees vas a tardar. Por supuesto, hay métodos más sofisticados para realizar la planificación, pero el consultor asegura que, pese a que parezca excesiva, esta regla funciona bien y permite hacer estimaciones realistas sin complicarnos la vida. Además, a diferencia de un retraso, un adelanto siempre es bien recibido por uno mismo y por los clientes.

Esto, sobre todo en el caso de los autónomos, es muy útil para saber qué trabajos merece la pena aceptar y cuáles no, pero una vez que comiences a hacer una tarea dado, es importante realizar un seguimiento para no retrasarse más de la cuenta y, mucho menos, abandonar esta.

Mira también

Cómo trabajar en esos días en los que no quieres trabajar y no te sale nada

En este sentido nuestro mayor enemigo es un perfeccionismo excesivo. El no poder alcanzar el estándar irrazonable que nos fijamos en un principio es la razón principal por la que renunciamos a las cosas. Así que, antes de plantearse el inicio de una tarea, además de pensar cuánto nos va a llevar completarla, debemos definir qué consideramos completarla con éxito. Nadie ganada nada prometiendo resultados poco realistas, algo que lleva a perder tiempo y dinero a todo el mundo y la razón por la que existen siempre sobrecostes y retrasos.

Todos podemos cometer errores cuando realizamos trabajos por primera vez, pero la experiencia nos dará una idea fiable de lo que exige cada actividad, al que es ideal añadir un tiempo extra, pensando en cualquier contratiempo que tengamos que aportar. Esto evita malentendidos y mucha frustración.