La función del correo electrónico que no debería usarse nunca (y se usa mucho)

El correo electrónico es una herramienta indispensable en los trabajo de escritorio. Revisar el mail se ha convertido en un tic del día a día profesional . Pero, atención, no te confíes. El mail puede ser tu mayor enemigo. Se puede puede convertir en un arma de doble filo.

Se trata de tu mail de empresa. Tú has vivido la experiencia de tu vida y lo quieres compartir con tu persona favorita de la oficina. Se lo cuentas todo, con pelos y señales. No quieres dejarte nada y así lo haces. Entonces pueden ocurrir dos cosas: que el mail solo llegue a esa persona favorita o que llegue a todos y cada uno de los empleados en tu empresa.

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Los aspectos negativos del mail en la oficina se suman: ocupa la mayor parte de nuestro día, para finalmente no avanzar casi nada, y es una forma de comunicación que invita precisamente a la no comunicación, el paso en falso y la ansiedad. Esto es lo que dice Angela Lashbrook en un artículo para 'Medium'. Todo se puede retorcer cuando agregas a una persona equivocada o utilizas sin querer la función ‘para todos’. Pero hay una solución concreta y, afortunadamente, “no es tan complicada. Solo tienes que usar menos el correo electrónico”, dice Lashbrook.

Cuando recibimos un mail el estrés aumenta. Gloria Mark, profesora de informática en la Universidad de California, que ha estudiado el impacto del uso del correo electrónico en nuestro comportamiento, es contundente: “pensábamos que acudir al mail podría afectar el estrés”, y resultó ser así, “encontramos que cuando las personas recibían un correo electrónico su estrés aumentaba”. Y a esto se suma una disminución de la productividad.  El mail puede ser negativo para el progreso positivo de una empresa.

Grandhi, con su colega Lyndsey Lanagan-Leitzel, realizaron un estudio sobre el comportamiento de ‘responder a todos’. Querían saber por qué las personas envían incorrectamente correos electrónicos de respuesta a todos. Crearon un estudio que consistió en una parte experimental y una parte de encuesta. “En la primera, rastrearon a 109 participantes mientras respondían, o respondían todos, a correos electrónicos simulados; para la sección de la encuesta, a los sujetos se les hicieron preguntas”, cuenta Lashbrook.

Las preguntas que se les hacía a los participantes eran de este tipo: ‘Como destinatario, ¿cómo responderían a los correos electrónicos dirigidos a más de dos personas?’ o, ‘Como remitente, ¿cómo les gustaría que respondieran los destinatarios a los correos electrónicos dirigidos a más de dos personas?’. Ante tal investigación solo se sacó en claro una cosa: no sabemos cuál es el momento adecuado para utilizar esta función y cuando no.

Nathan Zeldes, el presidente del Information Overload Research Group, ha escrito el libro 'Solutions to Information Overload: The Definitive Guide' y en él expone las mejores soluciones a los problemas que puede causar una comunicación a todos a través del correo electrónico.

"Varias compañías -como Nielsen por ejemplo- han implementado la solución más simple y efectiva: eliminar el botón ‘Responder a todos’ de la interfaz del programa del correo electrónico", asegura Zeldes. "Esto suele ser muy fácil de hacer y se ha demostrado que reduce significativamente la carga de correo electrónico". 

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Otra propuesta es la regulación del acceso a las listas interminables de correo electrónico. Es decir, que a esta opción solo puedan acceder unos pocos empleados, los que realmente necesiten esta herramienta. E incluso que exista un permiso por parte de un superior a la hora de utilizar esta opción.

La otra opción que se baraja es la de utilizar una imagen identificativa del perfil siempre. Esto podría reducir el problema de la respuesta excesiva a todos los mensajes. En un estudio, “los investigadores encontraron que cuando los participantes tenían solo medio segundo para determinar la idoneidad de la lista de destinatarios, la precisión aumentó en casi un 30% cuando se mostraban las imágenes que cuando no se mostraban”, asegura Lashbrook.