Domingo, 24.03.2019 - 15:26 h
Específica si estás esperando una contestación

La sencilla regla que ahorraría cientos de malentendidos con los 'emails'

La espera a una respuesta de un correo electrónico varía dependiendo de algunos factores, y es algo que se podría solucionar de forma fácil

Es fácil perderse entre los correos electrónicos. / Pexels
Es fácil perderse entre los correos electrónicos. / Pexels

Si trabajas frente a una mesa de trabajo, delante de un ordenador, una de tus herramientas principales es el correo electrónico. Con el correo personal te mantienes al tanto con tu familia y amigos; y con el del trabajo, vas acatando cada paso de tu rutina laboral diaria.

El 'mail' del trabajo desentraña muchos peligros e incógnitas. Por ejemplo, la función “responder a todos” puede convertirse en un arma de doble filo y acabar con tu propia reputación dentro de la empresa como ya contamos en este artículo. Luego, esta eso de gestionar el correo. Tareas y compromisos que se acumulan esperando una respuesta. El tiempo estimado de respuesta por cada mail varía dependiendo, ¿de qué?

Tal vez la verdadera solución a esta incógnita está en que cada uno deberíamos poner cuándo se necesita lo que se está pidiendo. Al menos eso piensa Melissa Dahl y así lo cuenta en un artículo para 'The Cut': “A veces la gente lo hace, lo sé, pero no es una norma, y debería serlo. ¿Necesitas una respuesta hoy? ¿Esta semana? ¿Este mes? ¿Necesitas una respuesta? Cuanto más lo pienso, más me parece el defecto fundamental de los correos electrónicos”.

El estrés como escusa razonable

Abordar una bandeja de entrada llena de 'mails' es un suspiro obligado. Correos que vas dejando atrás hasta el momento más oportuno para responder. Y lo dejas aparcado un tiempo razonable. Pero, ¿cuánto es un tiempo razonable?

Para Dahl un tiempo razonable sería, una semana e incluso dos. Pero descubrió que no todos piensan igual que ella. Ni siquiera sus compañeros de trabajo más cercanos. Y cayó en la cuenta de que hay tres tipos de personas según responden a la llegada de un mail y que cataloga de la siguiente manera:

1. Ansiosa. Responden tan pronto como llegan sus correos electrónicos.

2. Evitadora. Dejan que sus correos electrónicos se acumulen.

3. Segura. “Simplemente saben instintivamente el momento adecuado para enviar un correo electrónico, la cantidad correcta de tiempo para dejar pasar. La cantidad de tiempo razonable”, apunta Dahl.

Las soluciones más eficaces

Entonces, si el tiempo razonable depende de la interpretación individual de cada uno, aquí encontramos el verdadero problema. Si cada persona, cada una dentro del tipo que le corresponde, espera que la respuesta sea adecuada a su interpretación de ‘lo razonable’, no puedes esperar menos que una oficina en la que acabas desconcertado, molesto y a la defensiva cuando esto no ocurre como esperabas.

Dahl propone soluciones. En primer caso, una solución técnica: ¿qué pasaría si hubiera un pequeño buzón en tu mail donde pudieras establecer una fecha límite para responder al correo electrónico que acabas de recibir? “Aparecería en la línea de asunto: RESPUESTA NECESARIA PARA 6 P.M. DEL VIERNES. Sé que Gmail introdujo recientemente algo parecido: “Recibido hace 3 días. ¿Responder?”, Pero aun así, ¿no deberíamos establecer nuestros propios estándares para cuando necesitamos una respuesta?”, dice Dahl.

Otra solución sería que organizaras tu bandeja de entrada según la fecha límite de respuesta para la entrega de lo establecido en el mail de llegada. Pero si ya el aspecto de nuestra bandeja de entrada invita a un golpe de ansiedad, tal vez deberíamos quedarnos quietos y buscar una solución más basada en una comunicación electrónica sana y clara para saber de antemano el tiempo que se necesita razonablemente en cada demanda.

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