Lunes, 17.12.2018 - 11:38 h
Nec Otium

Por esto fracasan las reuniones de trabajo (y qué hacer para que sean útiles)

¿Para qué sirve pedir la opinión de un grupo si todos los miembros coinciden en ella? Para que una reunión funcione tiene que haber diferencias.

Las reuniones no deben celebrarse a la ligera / Pixabay
Las reuniones no deben celebrarse a la ligera / Pixabay

Las reuniones son esenciales para permitir la colaboración, la creatividad y la innovación, pero la mayoría de las veces son completamente inútiles. En general, se convocan demasiadas, con objetivos poco definidos e intervenciones desorganizadas, que solo nos hacen perder el tiempo. Pero hay una razón más poderosa, y más difícil de detectar, por la que estos encuentros no funcionan.

Por lo que general, las reuniones se celebran para que el jefe ponga sobre la mesa decisiones que se han tomado de antemano y los miembros del equipo den su opinión, sin que se esperen demasiadas objeciones. Son, en definitiva, una farsa. ¿Para qué sirve pedir la opinión de un grupo si todos los miembros coinciden en ella?

Interacciones como estas impiden que los miembros del equipo compartan sus verdaderas opiniones. Y lo que es peor, desalientan a los empleados que tienen información útil de compartirla con el resto del grupo.

Como explica la experta en marketing Jonah Sachs en su nuevo libro Unsafe Thinking: How to Be Nimble and Bold When You Need It Most, la razón por la que las reuniones no funcionan se debe a lo que se conoce como “sesgo de la información compartida”: la tendencia de los miembros de un grupo a gastar más tiempo y energía discutiendo información con la que todos los miembros ya están familiarizados (es decir, información compartida) y menos tiempo y energía discutiendo información que solo algunos miembros conocen (es decir, información no compartida).

Este sesgo describe además el fenómeno, bien observado, de que la mayoría de la gente prefiere estar equivocada en una multitud que tener razón en solitario. Y, como apunta Sachs, hay una explicación evolutiva para esto. Grupos como tribus y clanes y (pero también equipos de trabajo) a menudo expulsan a las personas que públicamente no están de acuerdo con los líderes del grupo o sus creencias universalmente sostenidas. A los humanos no se les da bien sobrevivir solos, por lo que en muchos momentos y lugares este rechazo por parte del grupo podría ser fatal.

Un buen jefe es el que sabe encajar las críticas / Pixabay
Un buen jefe es el que sabe encajar las críticas / Pixabay

Una reunión para dorarnos la píldora

En demasiadas ocasiones, cuando se convoca una reunión, los miembros del grupo tienen a estar de acuerdo con la opinión de sus compañeros y, sobre todo, su jefe. Todos podemos tener una opinión distinta, o algunos datos con los que no cuentan nuestros colegas, pero tenemos miedo a compartirla para no resultar discordantes ni ser señalados. Se trata de un instinto que todos seguimos sin darnos cuenta siquiera, el mismo que todos conocemos en forma de refrán: “en boca cerrada no entran moscas”.

Cuando tenemos una reunión y todo el mundo está de acuerdo podemos pensar que la cosa ha ido bien, pero en realidad es un fracaso: ¿qué sentido tiene perder el tiempo para reafirmar ideas que ya teníamos?

Por suerte, aunque el sesgo de la información compartida no pueda eliminarse, podemos aprender a organizar las reuniones de tal forma que se minimicen sus efectos, y las personas se sientan más cómodas a la hora de compartir las discrepancias. Como explica Minda Zetlin en Inc., solo hace falta seguir las siguientes normas:

1. Obliga a la gente a preparar la reunión

No tiene sentido convocar reuniones si la gente no piensa antes qué va a compartir en estas. Si le pides a tus compañeros que anoten sus ideas es más fácil que no se retraigan cuando vean que el resto de sus colegas tienen distintas opiniones.

2. Pide expresamente opiniones divergentes

Cuando veas que todo el mundo está de acuerdo en algo di algo como esto: “Parece que muchos de nosotros estamos de acuerdo. Pero en este momento, me gustaría escuchar a cualquiera que tenga una opinión diferente”. Si hay miembros del equipo que tienen otros puntos de vista pero han dudado en expresarlos, esta invitación puede hacer que ahora los compartan.

3. Haz que hable la gente que no habla

En las reuniones suele haber personas que acaparan la conversación, mientras otros compañeros, más tímidos, no abren la boca jamás. Y es a estos a los que el conductor de la reunión debería dirigirse. En ocasiones, la gente callada tiene algunas de las opiniones más interesantes, pero no las comparte para no sentirse en minoría, pero si les preguntamos directamente quizás se animen a intervenir.

4. Si eres el jefe, habla el último

Como comentábamos antes, es habitual que las personas prefieran no dar una opinión muy distinta a la del jefe, por miedo a las represalias. Para evitar esto, lo mejor es que el líder no de su opinión hasta que el resto haya hablado. Si el jefe habla demasiado temprano, incluso dejando en claro que la suya es una opinión más y desea escuchar a los demás, los miembros del equipo tenderán a buscar la forma de estar de acuerdo con lo que ha dicho, en lugar de compartir sus propias ideas y opiniones.

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