Qué hacer cuando en tus reuniones hay ya demasiada gente: tres opciones

Las reuniones son un asunto de la vida laboral que no es plato de buen gusto. Sentimos que nos roban tiempo para desarrollar nuestros propios propósitos en la empresa. Muchas de ellas son inútiles. Y si añadimos un crecimiento recurrente del equipo, las reuniones pueden ser terroríficamente improductivas.

Para que sea productiva solo hay que seguir tres reglas como ya avanzábamos en un artículo el pasado mes sobre el libro del profesor Steven G. Rogelberg 'The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance'. Pero hacer de una reunión masiva una reunión productiva es harina de otro costal.

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Anne Sugar, oradora y 'coach' que trabaja con líderes senior en tecnología, 'marketing' y compañías farmacéuticas, aborda este problema en un artículo para 'Harvard Business Review'. La lista de asistencia a una reunión puede ser la equivocada. La elección de los asistentes puede convertirse en un trabajo bastante complicado. Y dejar atrás a determinados miembros del equipo puede herir sensibilidades.

Si planeas una reunión y te das cuenta de que se ha desbordado, puedes recurrir a estos tres recursos que explica Sugar en su artículo.

Para esta opción, Sugar recurre a la regla 8-18-1800 que sugiere que el tamaño de la reunión coincida con su verdadero propósito.

Es decir, que si estás tratando de resolver un problema o tomar una decisión, no debes invitar a más de 8 asistentes. “Mientras tanto, hasta 18 personas pueden participar efectivamente en una tormenta de ideas”, indica Sugar. Hay ocasiones en las que un número bastante superior –los 1.800 de los que se hace eco la regla- pueden escuchar actualizaciones o información que se quiera compartir con los empleados.

Así que si te encuentras frente a una reunión con excesiva asistencia para una toma de decisiones, puedes replantearla como una tormenta de ideas sobre la decisión a tomar en cuestión, por ejemplo.

Una buena opción es dividir la reunión en subgrupos. “Por ejemplo, en una empresa de tecnología externa que dirigí recientemente, el CHRO –jefe de Recursos Humanos- y yo nos dimos cuenta de que había demasiada gente para participar en discusiones y debates profundos, por lo que dividimos la sala por mesas para crear grupos más pequeños de lluvia de ideas”, comenta Sugar.

Esto también pude servir como un ejercicio en el desarrollo de un liderazgo efectivo. Las personas deben organizarse y gestionarse a sí mismas. Los equipos recién formados tienen que descubrir cómo trabajar juntos de manera efectiva.

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Es una buena forma de gestionar una reunión masiva. De hecho, es una opción muy aplaudida debido a la cantidad de reuniones a los que se someten a los empleados en el mundo corporativo.

“Si después de considerar las alternativas anteriores, temes que tu reunión sea una pérdida de tiempo y resulte incómodo invitar a los compañeros, puedes considerar cancelarla por completo. Siempre podrás volver a reunirte con un grupo más pequeño y más manejable más adelante”, aconseja Sugar. Eso sí, siempre que puedas cancelar de la manera más conveniente sin perjudicar en la agenda de los supuestos asistentes.