Las reuniones son mucho más efectivas con ocho personas en 5 minutos y de pie

Las reuniones se han convertido más en un problema que en una solución. En un mundo cada vez más vertiginoso, el tiempo en el trabajo es oro y perderlo mientras estamos sentados junto a otros departamentos para tratar problemas que realmente no nos interesan supone uno de los mayores problemas para cualquier empresa. De hecho, es estructural: cuanto más tiempo pasamos en las reuniones, menos las aprovechamos. Por eso, aunque no existe forma de prescindir de las reuniones, sí conviene hacerlas lo más cortas y efectivas posibles.

Al menos, eso opina Steven G. Rogelberg, experto en gestión empresarial y profesor en la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte. "Desde la revolución industrial, las reuniones siempre han sido el mecanismo, para la democracia en sí. El problema es que son demasiado largas, pero son necesarias", comenta en una entrevista telefónica con 'La Información'. Eso sí, como explica en su libro 'La sorprendente ciencia de las reuniones: Cómo liderar tu equipo para obtener el máximo rendimiento', siempre se pueden optimizar las reuniones. Empezando por los tiempos.

¿Cuánto debe durar una reunión? A esta pregunta, Rogelberg apunta que los menos posible, siempre que sea posible: "No hay una duración idónea, depende del buen o mal uso que hagamos del tiempo y de lo que quiera quien la convoca. Yo soy feliz con reuniones de una hora o dos horas... Pero siempre necesito saber que hay una buena razón detrás. Hay que tener un propósito claro para hacer una reunión". Algo que no siempre ocurre, ya que a menudo se convocan reuniones por motivos poco razonables o que, directamente, solo afectan a un pequeño porcentaje de los presentes.

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A los únicos que les parecen útiles las reuniones son a quienes las convocan

"Básicamente, las reuniones cortas son la solución", resume. Este concepto, relativamente desconocido en España, hace referencia a pequeñas charlas para tratar temas concretos o puntuales sin que se conviertan en la tónica diaria. De hecho, "no hace falta convertir las reuniones cortas en una rutina", tal y como apunta Rogelberg. A no ser, por supuesto, que tengan un motivo claro detrás. Y cita un ejemplo muy reconocible: en el fútbol, aunque se lleve una semana inmerso en reuniones tácticas o visionando vídeos, "las charlas de equipo antes de cada partido tienen sentido para motivarse justo antes de salir al campo".

¿Y cuántas personas deberían participar en una reunión? "Cuanta más gente, más problemas. Las reuniones deberían ser lo más pequeñas posibles para hacerlas más efectivas", señala Rogelberg, que al principio se niega a establecer cuál es la cifra idónea de personas para que una reunión discurra apropiadamente, pero que finalmente ofrece su 'número mágico': "No más de ocho personas... Si quieres tener un debate realmente sano".

Y un último apunte: además de cortas de tiempo y de participantes, las reuniones deben ir cortas de asientos. De hecho, mejor no tener ninguna silla a mano. "La ciencia demuestra que estar de pie es más efectivo que las reuniones con sillas. Al final, se trata de tener urgencia en el cuerpo", explica Rogelberg. En realidad, se trata de no estar demasiado a gusto en una reunión, que no se convierta en una de esas rutinas que aletargan cualquier jornada laboral . Además, tampoco es una norma axiomática: "Si la reunión dura más de 10 minutos, siempre se puede ir a buscar unas sillas".

Como conclusión, las reuniones en sí mismas no son el problema. Son esenciales para coordinar tareas y fomentar la colaboración de los trabajadores. Abolirlas, asegura Rogelberg en su libro, no es la solución. Pero, sin duda es necesario optimizarlas. Y para ello debemos ser conscientes de uno de sus principales problemas: que solo le interesan a la persona que las convoca. Una encuesta realizada en 1998 por Verizon entre más de 1.300 directivos de compañías apuntaba que el 79% de ellos pensaba que las reuniones que convocaron habían sido extremadamente o muy productivas, pero solo el 56% dijo lo mismo sobre las reuniones iniciadas por otros. Claramente algo falla.