Domingo, 18.11.2018 - 03:35 h
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Siete consejos para mantener el correo electrónico del trabajo bajo control

Los trabajadores del conocimiento pasan de media un 28 % de su tiempo en el trabajo contestando correos: es una agujero negro de la productividad

El correo electrónico nos hace perder muchísimo tiempo / Pixabay
El correo electrónico nos hace perder muchísimo tiempo / Pixabay

El correo electrónico es desde hace décadas la herramienta de comunicación estándar de las empresas. Y es lógico. Cuando el trabajo se organiza mediante correos todo queda archivado y por escrito. El “ya te lo dije” es más fácil de abordar que nunca y nadie puede hacerse el sueco. El problema es que, como cualquier otra herramienta, no todo el mundo la usa correctamente, y sin control tu bandeja de entrada puede convertirse en un agujero negro de la productividad.

Aunque depende mucho del sector de actividad, es muy normal recibir más de una decena de correos al día –sin contar promociones, recordatorios y spam de todo tipo–, pero muchas personas reciben cientos de correos por jornada, cantidades que nadie es capaz de manejar con un mínimo de coherencia.

Un estudio del McKinsey Global Institute llegó a señalar que los trabajadores del conocimiento pasan de media un 28 % de su tiempo en el trabajo contestando correos. Es, además, un porcentaje que aumenta 15 puntos por año. Y esto, sencillamente, no puede ser.

Hay numerosos trucos para clasificar los correos y librarse de mensajes no deseados, pero al margen de esto es necesario establecer una serie de límites y, sobre todo, plantearnos cuándo es útil, y cuando no, enviar o responder un correo electrónico.

Esto no puede ser / Pixabay
Esto no puede ser / Pixabay

Existe una paradoja en el mundo contemporáneo que tenemos que evitar. Hoy en día, cualquier mensaje puede ser respondido de manera más o menos inmediata. Pese a esto, damos por hecho, y no es de extrañar, que nadie tiene que contestarte al minuto. El problema es que, bajo esa justificación, hay correos que quedan sin contestación días, semanas y meses. Y esto es agotador, sobre todo si una de las partes considera el asunto importante.

“Me llegan muchos correos” o “he estado a tope” no es una excusa válida para no contestar –seamos sinceros, casi todo el mundo recibe muchos correos y estar a tope es un concepto muy flexible–. Todo es cuestión de organizarte, y para ello solo debes seguir estas reglas:

1. Sé breve

El correo electrónico no es la herramienta adecuada para mantener largas conversaciones. Por mucho que los iconos de los gestores de correo se representen con cartas, nadie espera una contestación propia del género epistolar. La vida es más fácil, no digamos en el trabajo, si los mensajes van al grano.

2. No parlotees

El correo electrónico tampoco es la herramienta adecuada para mantener una charla. Los hilos kilométricos que parecen un diálogo de Seinfield nunca deberían existir. Si tienes que mantener una conversación con alguien usa el chat o llámale por teléfono, pero parlotear por correo electrónico solo os hace perder el tiempo a ambos.

En su libro Message Not Received: Why Business Communication Is Broken And How To Fix It, el profesor de management Phil Simon anima a seguir la “regla de los tres emails”. Esta es muy sencilla, si tras tres correos no se ha zanjado la cuestión que se quería tratar es mejor hablar, por chat o por teléfono.

3. Contesta los correos en el día

“La mayoría de las personas mejores y más activas que conocemos actúan rápidamente en sus correos electrónicos, no solo para nosotros o para algunos remitentes selectos, sino para todo el mundo”, explican los directivos de Google Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg en su libro Cómo trabaja Google. “Ser receptivo establece un ciclo positivo de retroalimentación de las comunicaciones por el cual es más probable que tus colegas te incluyan en discusiones y decisiones importantes”.

Todos podemos vernos abrumados si un día recibimos demasiados correos, pero volvemos al primer punto: basta contestar con un sencillo “ok” para la mayor parte de las comunicaciones. Y todos contentos. Tampoco hace falta estar mirando el correo todo el día, lo que nos lleva al siguiente punto.

No hace falta mandar correos para todo / Pixabay
No hace falta mandar correos para todo / Pixabay

4. Establece momentos para revisar el correo

Dependiendo cuál sea tu trabajo es posible que puedas contestar correos todo el tiempo, pero esto interrumpe la concentración  y mina la productividad. Lo ideal es establecer una serie de momentos del día en los que revisar el correo, al menos a primera y última hora de la jornada. Si estás horas son fijas, mucho mejor, pues tus interlocutores sabrán a qué hora sueles contestar, y lo tendrán en cuenta.

5. Ten tu bandeja de entrada despejada

No hay nada peor para la organización que tener un correo caótico, con cientos de mensajes sin leer y repleto de información inútil. Como el espacio es casi ilimitado, pensamos que da igual clasificar nada –y, pese a esto, hay gente que es capaz de llenarlo–. Es un tremendo error. Es mucho más efectivo ir borrando los correos que no necesitemos y clasificando los que sí. Así encontrarás todo mucho más fácilmente y te acostumbrarás a no tener la bandeja de entrada llena de mensajes sin leer.

6. Contesta primero los últimos correos

Puede parecer un consejo contradictorio, pero es mejor contestar lo que acaba de llegar, pues tendrás más oportunidades de llegar a tiempo o de ser el primero. Si, por la razón que sea, no has podido contestar un correo en, pongamos, cinco horas, es probable que otra persona haya solucionado ya el asunto y, aunque no lo haya hecho, diez minutos más no van a notarse.

7. Si es urgente, llama

Hay personas que envían correos con cosas importantes que esperan una respuesta inmediata, pero puede no serlo. Esta situación crea una ansiedad innecesaria en el emisor y culpa en el receptor si no llega a tiempo. Ante la duda, descuelga el teléfono. Y si nadie te llama, aunque sean cosas importantes, piensa por qué no lo hacen.

Como apunta Wanda Thibodeaux en Inc., “a veces, las personas envían correos electrónicos a los miembros del equipo y los jefes porque su destinatario simplemente no es lo suficientemente amable en persona y sienten que es más seguro comunicarse por escrito que cara a cara. Esto no significa que el destinatario deliberadamente sea un imbécil, es posible que ni siquiera se dé cuenta de que está creando un muro. Pero fíjate en cómo otros interactúan contigo”.

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