"Varios estudios señalan que las compañías pierden de media 60 minutos cada vez que se reserva un viaje de empresa", algo que supone "un problema de eficiencia" especialmente porque la mayoría de ellas no cuentan con un gestor de viajes y ni siquiera suele ser alguien de recursos humanos quien realice esta gestión, sino que son los empleados, mandos medios y directivos quienes pierden ese tiempo haciendo sus reservas ellos mismos. Por eso, tal y como señala Santiago Montero, CEO de Aervio, hay soluciones actualmente que tratan de impedir que esa pérdida de tiempo afecte a la productividad, como el caso de su startup española, que usa millones de algoritmos para reservar un viaje en solo 6 minutos.
"Nuestra idea es que cualquier persona tenga acceso a un asistente personal. La tendencia actual es el modelo 'háztelo tú mismo', pero nosotros apostamos por una optimización de las opciones en la reserva de viajes basándonos en los parámetros de la empresa", apunta Montero. Para ello, pone a disposición de las empresas "millones de algoritmos" que garantizan no solo "el mejor precio", sino también un ahorro de tiempo significativo: al contrario de lo que sucede cuando un empleado se buscar él mismo un vuelo, un hotel y el transporte urbano, Montero presume de que con la tecnología de Aervio se puede tardar 10 veces menos en realizar todas las gestiones y "tener la documentación impresa en seis minutos".
En este sentido, Montero destaca que su "IA está diseñada para ayudar al cliente a organizar mejor sus viajes de empresa", actuando como lo que él denomina "coordinador de viajes" digital. Algo que tiene un triple beneficio: por un lado, se tarda menos tiempo, "solo unos minutos"; también ofrece "siempre el mejor precio" porque Aervio "no cobra comisiones, solo un pago mensual por el servicio", desde los 75 euros al mes. La startup calcula que el ahorro medio por reserva es de aproximadamente el 12% respecto a hacerlo uno mismo por internet. Por último, Montero argumenta que también supone para la compañía una mejora organizativa o de eficiencia.
El proyecto, que empezó a gestarse en 2015 y a operar en 2017, trata de dar respuesta a la evolución natural en la contratación de los viajes de empresa. "Antes del año 200, todas las empresas trabajaban con agencias de viajes, primero por teléfono y luego por correo electrónico: se solicitaba la reserva y, al cabo de un par de días, recibían una serie de opciones. Sin embargo, si algo salía mal, había que volver a empezar la reserva, por lo que siempre se tardaba varios días", explica Montero.
"Desde el 2000 y hasta ahora, parecía que lo mejor era hacer esa reserva tú mismo", añade, al tiempo que destaca el "altísimo coste para la empresa" de este modelo: mientras el empleado está realizando distintas búsquedas, comparando precios y, finalmente, realizando la reserva, pierde un tiempo muy valioso en el que podría estar produciendo. De ahí que las reservas de viajes supongan no solo un ahorro de costes (y de tiempo) para la empresa, sino también para que el empleado evite distracciones.
El ambiente de distracción es, además, contagioso. "Detectamos muy sutilmente los comportamientos y las emociones de los demás", explicaba el año pasado Susan David, fundadora del Harvard/McLean Institute of Coaching, en Harvard Business Review. "Cuando esto sucede, podemos empezar a despistarnos". Puedes estar muy concentrado, pero si un compañero anda mirando todo el día webs de viajes, es muy difícil que no pierdas el hilo de lo que estás haciendo. O que decidas imitarle y empezar a planear tus próximas vacaciones.
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