Lunes, 17.12.2018 - 06:54 h
Piensa antes de contestar

Tres cosas que debes revisar siempre antes de mandar un correo electrónico

Mandamos correos a diestro y siniestro sin pararnos a pensar si realmente es necesario mandarlos, ni tampoco si lo que decimos tiene algún sentido

El 'email' es la principal vía de comunicación en el mundo laboral. / Pixabay
El 'email' es la principal vía de comunicación en el mundo laboral. / Pixabay

Pese al auge de la mensajería instantánea, y al uso creciente de plataformas como Slack, el correo electrónico sigue siendo la principal herramienta de comunicación en el mundo laboral.

Su uso es a todas luces excesivo, sobre todo por la utilización de este como un canal de comunicación inmediata, algo para lo que nunca fue concebido.

El correo sirve realmente para realizar comunicaciones formales, ya sea a colegas, jefes, clientes o completos desconocidos. Y es algo que haríamos bien en no olvidar.

“El correo electrónico es tan fácil de enviar que se ha convertido en una plaga”, explica en Fast Company Nick Morgan, autor de Can You Hear Me? How to Connect with People in a Virtual World, pero, pese a esto, “requiere una respuesta más elaborada y, a menudo, reemplaza la comunicación cara a cara”.

Teniendo en cuenta el ritmo infernal al que se trabaja en la empresa moderna, mandamos correos a diestro y siniestro sin pararnos a pensar si realmente es necesario mandarlos y, en ese caso, si estamos escribiendo de manera correcta.

Es por ello por lo que Morgan recomienda seguir siempre tres claves básicas antes de enviar un correo electrónico:

1. Lee el correo y espera un minuto antes de mandarlo

¿Cuántas veces hemos mandado un correo y en ese preciso instante nos hemos dado cuenta de que hemos dicho algo incorrecto, se nos ha olvidado un adjunto o lo hemos enviado a la persona equivocada? Gmail ha instalado, incluso, una utilidad para cancelar el envío en los primeros segundos después de mandarlo, pero no soluciona todos los errores.

Como explica Morgan, una de las mejores formas de evitar que todos recibamos cientos de correos, la mayor parte inútiles es, sencillamente, tomarse más tiempo en escribirlos: “El problema es que creemos que nunca tenemos suficiente tiempo porque estamos enterrados en correos electrónicos. Vivimos en el infierno del email, e intentamos salir borrando, borrando y respondiendo brevemente a quienes tenemos que hacerlo. Pero idealmente deberías tomarte más tiempo”.

La mejor forma de evitar las típicas cadenas absurdas de correos es releer lo escrito, corregir y asegurarnos de que estamos mandando un mail que se entiende y contiene toda la información que tu interlocutor necesita para no escribirte de vuelta con cualquier chorrada.

Envía un mensaje de agradecimiento
Es mejor contestar menos correos, pero contestarlos bieni. / Pixabay

2. Sé conciso, pero no renuncies a la claridad

Lo más importante de un correo electrónico es que se entienda. Redactar bien es más difícil de lo que parece (que va a decir alguien que vive de ello), pero en este tipo de comunicaciones hay un error muy frecuente, y es no ser claro por tratar de ser breve. Como explica Morgan, la brevedad no es una virtud en si misma, lo es la concisión: “Brevedad y economía de medios en el modo de expresar un concepto con exactitud” (RAE, dixit).

Hay ciertas cuestiones que no se pueden explicar en un párrafo. Un email debe ser todo lo largo que tenga que ser, lo importante es no divagar y eliminar calificativos, adverbios o adjetivos que no añadan nada importante al texto. Esto es, ser conciso.

3. Elige un tono correcto

En opinión de Morgan, la clave más importante para mandar un buen correo es preguntarse cómo va a sentarle a la persona a la que se lo mandas. “Cuando hablas cara a cara, la persona obtiene más información de tus ojos o del lenguaje corporal. En el mundo virtual, todo eso se pierde”, explica el especialista.

Es por ello por lo que en la comunicación virtual es importantísimo acertar en el tono, pues se pueden generar muchos malentendidos si somos demasiado taxativos o, al revés, excesivamente informales. Y es muy habitual errar al averiguar el tono con el que un interlocutor estaba enviando un correo. Un estudio de las universidades de Nueva York y Chicago apunta que las personas están atrapadas en sus propias perspectivas, captando la intención de un escritor solo el 56 % del tiempo.

Es muy habitual pensar que una persona es extremadamente borde si solo la hemos conocido virtualmente, y cuando te encuentras en persona te das cuenta de que es un encanto. Y puede ocurrir, claro, lo contrario.

Una buena técnica para saber cómo va a recibir tu interlocutor el correo es leer este en voz alta, incluyendo si hay tiempo distintas pronunciaciones (más o menos calmadas). Quizás así te des cuenta de que tu correo tiene un tono demasiado duro. Y aún estás a tiempo de redactarlo de nuevo.

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