Tres herramientas poco conocidas de Google Docs para poder ahorrar tiempo

Para aquellas personas que habitualmente trabajan escribiendo o manipulando textos de cualquier tipo, la era digital ha representado una revolución en la manera de utilizar los documentos. Gracias a ello, los trabajadores pueden ser mucho más eficaces en sus funciones y estas aplicaciones ofrecen una gran variedad de facilidades insospechadas.

Ahora, uno de los procesadores online más famosos, Google Docs, que pertenece a la matriz Google, permite hacer uso de tres herramientas de suma utilidad para complementar su sistema de edición simultánea. Gracias a ello, podemos ser más productivos y efectivos en el desarrollo de nuestro trabajo. Veamos cómo funcionan y en qué sectores pueden ayudarnos.

Dictado de voz

La costumbre de la mayoría de las personas que trabaja con cualquier tipo de textos es teclear en silencio, a la máxima velocidad que le permiten los dedos. En el mejor de los casos, pueden acercarse a la velocidad de la dicción humana, pero para quienes no son taquígrafos profesionales, la opción de poder hablar y que sus ideas se transcriban directamente es sumamente tentadora. Los que quieren pueden también dictar individualmente los signos de puntuación. Si bien la herramienta, que se puede encontrar bajo el nombre de "Escribir con voz" en el apartado "Herramientas", no es perfecta, puede ayudar a realizar los primeros borradores con mucha facilidad.

Selección de múltiples textos

Una de las tareas más frustrantes de los procesadores de texto más antiguos es tener que ajustar el formato de varias partes del texto individualmente, como por ejemplo poner en cursiva los títulos de las referencias bibliográficas o poner en negritas ciertas palabras o frases clave. Por ello, en Docs se puede hacer el mismo ajuste para varios elementos al seleccionarlos individual y simultáneamente. La manera de hacerlo es sencilla, solo hace falta presionar el botón Ctrl antes de resaltar las palabras (o conjunto de las mismas) que se quieren indicar para que cada una esté seleccionada y hacer las modificaciones pertinentes cuando se hayan seleccionado todas.

Sustitución automática de texto

Para las personas que se consideran amigas de los atajos, Google Docs pone a disposición la pestaña de "Sustituciones" que se puede encontrar en la ventana de "Preferencias", la cual se puede seleccionar haciendo clic en el menú de "Herramientas". A partir de esta lista, el interesado puede ingresar todos los textos que quiere para que automáticamente se conviertan en otros, seleccionados por el mismo en la susodicha lista. Es una manera sencilla de agilizar la escritura al dar paso a las contracciones o abreviaciones.