La reunión ha sido presidida por el alcalde de Villarrobledo, Alberto González; el director del Servicio de Emergencias y de Protección Civil de la Dirección General de Protección Ciudadana, Diego Gómez; el jefe del Parque de Bomberos de Villarrobledo, Emilio Salvador; la gerente del Hospital de Villarrobledo, Caridad Ballestero; Alfredo Moreno, arquitecto municipal y David Fernández, aparejador municipal y responsables de seguridad de la empresa organizadora, así como cargos de la Policía Local y otros de varias administraciones implicadas en el evento.
El Consistorio indica en nota de prensa que "Viña Rock es el festival de música arte nativo más grande de España, donde se acogen diariamente en torno a unas 100.000 personas", por lo que "la población se triplica durante estos días y por ello, se hace necesario que las diferentes administraciones estén coordinadas para que todo se desarrolle con normalidad".
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