Cómo convertir tu Power Point en un arma destructiva

Pocas semanas antes de ser relevado de su puesto, el general Stanley McChrystal salió en los periódicos por criticar un Power Point sobre la guerra de Afganistán.  Era, por decirlo así, el principio del fin de su carrera.

El PPT había sido mostrado en el cuartel general de la Fuerza de Apoyo Internacional de Seguridad en Kabul, y estaba tan lleno de líneas, flechas y cuadritos, que el general se echó para atrás y dijo. "Cuando entendamos este Power Point ya habremos ganado la guerra". Los Power Points se han convertido en poderosas armas de comunicación, sin duda. El problema básico es que quienes los diseñan, no saben que están disparando contra la audiencia. Es un arma de destrucción masiva de la atención. No me extraña que un general americano llamado James Mattis, del cuerpo de marines, dijera recientemente: "Los Power Points nos hacen estúpidos".

Hace diez años, cuando comencé a presentar con Power Point, no me di cuenta de mis errores. Uno de los primeros era pensar que el PPT era como un libro. De ahí que tengamos esa manía de poner tras el título de la presentación, una diapositiva que dice Indice o Sumario. Y escribimos un resumen. Lo hacemos porque trasladamos al PPT la idea del libro o del informe, cuando en realidad, una presentación con diapos no debería llevar índices porque son innecesarios.¿Por qué? Porque vamos a exhibirlas secuencialmente, de la primera a la última. Los índices se emplean en los libros para buscar el capítulo que nos interesa, sobre todo en libros de consulta o científicos. Los PPT no los necesitan porque son ineluctables: 1, 2, 3, 4...

Como mucho, para facilitar las cosas, se emplea la tecla de búsqueda.

Otro de los errores que cometemos habitualmente consiste en atiborrar las diapos de cifras, datos, números. ¿Es que alguien va a leer eso? Hay gente que me desafía diciendo que sí. Yo lo dudo, pero muchas personas de departamentos de ventas o de estadística insisten en que una diapo llena de cifras sirve para comentar y analizar en grupo.

Yo creo que no. El PPT no usa un lenguaje analítico, sino es como una pantalla de cine en pequeño. Con lenguaje casi cinematográfico. Quien debe analizar es el conferenciante con sus comentarios pues el PPT solo sirve para destacar determinadas informaciones o datos. En el mejor de los casos, los cuadros llenos de cifras se pueden simplificar para facilitar su entendimiento (quitando ceros, limpiando el fondo), y también se pueden resaltar los datos más importantes. Pero soltar un cuadro que hemos copiado del Excell y quedarse tan tranquilo es un delito de comunicación.

Y por supuesto, esa manía libresca de meter muchas palabras en una diapositiva. En teoría, no deberían de haber más de siete frases por diapo, y cada frase debería no sobrepasar las seis o siete palabras. Pero seguimos el criterio de los libros y de los informes.

Cuando me piden que dé algunas charlas sobre comunicación en la cual se trata el Power Point, siempre pregunto a la audiencia si les cuesta mucho dinero cada diapositiva. Antes, las presentaciones se hacían con hojas transparentes que costaban dinero. O informes que llevaban mucho papel. Pero una diapositiva no pesa mucho en términos de kylobytes, no supone un gasto enorme para la empresa, así que ¿por qué esa manía de apretarlo todo en una diapo? Es mejor usar muchas diapositivas para presentar las cifras o las informaciones relevantes. La empresa no se va a arruinar.

De todos modos, mi mejor consejo es: el mejor PPT es el que no existe. Lo importante es escuchar al conferenciante.