Ocho elementos para realizar una reunión de trabajo productiva

Un estudio publicado hoy por el Instituto Francés de Opinión Pública señala que el exceso de reuniones en el trabajo provoca que los trabajadores se duerman durante el transcurso de la misma. En concreto, un 32% de los encuestados ha declarado echarse alguna vez una 'cabezadita' en una de ellas.

El director de proyectos de la Escuela Europea de Coaching, Fernando Vargas, asegura que es habitual que la gente dedique más tiempo del necesario a las reuniones de trabajo; lo que genera que los equipos que se reúnen habitualmente tengan arraigada la ineficacia como sistema en una serie de hábitos. Este experto desvela a Teinteresa.es las claves para combatirlos.

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1. Definir el objetivo de la reunión (¿Para qué nos vamos a reunir?). Si este elemento no se determina, cada una de las personas que acude a la reunión tiene una expectativa diferente sobre su finalidad y normalmente las conclusiones que saca son muy distintas. Es por ello que la persona que convoca la reunión debe identificar previamente de qué va a versar la misma.

2. Elaborar la agenda de la reunión (¿Qué temas se van a tratar?). Cuando los temas están adecuadamente filtrados y alineados con el objetivo de la reunión, ésta es mucho más eficaz.

Es necesario, asimismo, identificar los puntos del orden del día y determinar dentro de ellos un tiempo para información, otro para el debate y otro para tomar decisiones.

Todo ello con el fin de que toda persona que acuda a una reunión sea parte activa y se prepare previamente su posicionamiento.

3. Prohibir el uso de dispositivos móviles para que las personas estén 100% activas a la información que se transmite y no desconecten.

4. El tiempo medio no debe sobrepasar las dos horas. Un error habitual es cargar las reuniones de muchos puntos del día. Lo que implica que no se profundice en ninguno de ellos y no quede espacio para debatir los últimos. De esta manera, los debates son muy improductivos y se reduce la curva de rendimiento.

5. Una reunión debe servir para que todos sus miembros se eleven un nivel por encima del que representan y piensen de un modo superior. Todos los asistentes tienen que ser convocados para pensar como directores generales para que hagan suyo cualquier punto del orden del día aunque no sea de su cometido.

6. Toda reunión debe tener reglas claras sobre ella misma definidas por el equipo que la convoca y que sean revisadas con periodicidad. Estas pueden versar sobre el tiempo de inicio y fin o la decisión de los puntos del orden del día. Si las reglas se rompen, es necesario que sean sancionadas por el equipo, no por el líder. Las sanciones pueden abarcar desde realizar el acta del día o depositar dinero. En este sentido, la creatividad del equipo debe buscar normas que funcionen.

7. Confianza y compromiso. Sin confianza un equipo no se arriesga ni toma decisiones compartidas y sin compromiso no se alinean en la acción para que sucedan los objetivos.

8. Las reuniones tienen que realizarse en cualquiera organización en la que el equipo necesite alinearse respecto a una visión compartida independiente del modelo de la compañía y cargo del empleado.