¿Teletrabajo en equipo? Herramientas imprescindibles para ser más productivo

Ante el decreto del estado de alarma por la crisis del coronavirus (COVID-19), son muchas las empresas españolas cuya plantilla se encuentra trabajando desde casa con el fin de evitar la propagación.

En España el teletrabajo no es una práctica habitual, pero según un informe de la empresa de recursos humanos Randstad, hasta cuatro millones de trabajadores tendrían la posibilidad de hacerlo, un 22% del total de la población activa de nuestro país. Madrid (28%), Cataluña (25%) y País Vasco (24%) son las comunidades que más facilidades de teletrabajo presentan.

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El teletrabajo requiere una serie de herramientas tecnológicas para que la productividad y la calidad del trabajo no se vean afectadas, además, dada la situa ción actual de COVID-19, muchos programas se colapsan debido a la cantidad de usuarios conectados al mismo tiempo.

Para acceder a tu ordenador de trabajo. Además del escritorio remoto de Google y Windows, existen otros programas para poder acceder al ordenador del puesto de trabajo -si no se dispone de portátil- para no perder ni un documento o herramienta con la que se trabaje de manera habitual. Las más populares son Teamviewer (aplicación gratuita para el uso personal que destaca por ser compatible con todos los sistemas operativos y permite el control de varios ordenadores a la vez), Anydesk (también gratuita y que destaca por la versión para móvil, adaptando tu ordenador a la pequeña pantalla) o VNC Connect (con versión gratuita y de pago y compatible con todos los sistemas, esta última con opción de copias de seguridad y bloqueo del acceso a los clientes remotos ).

Para videoconferencias y llamadas. Dependiendo del sistema de correo electrónico empleado en la empresa, se puede recurrir a Teams, de Microsoft, o a Hangouts, de Google, para contactar con todos los miembros del equipo. Además de la conexión de video o llamada, hay un chat y se permite compartir pantalla, una opción muy interesante para exponer o presentar la información que se esté tratando. Para contactar con externos a la empresa, se puede recurrir a otras aplicaciones como Skype o Zoom.

En empresas como Banco Sabadell se ha compartido con los trabajadores pautas de eficacia personal para las reuniones remotas: como ser puntual, convocarlas de 30 minutos de duración (en vez de 60’) y enviar previamente la agenda de la reunión, con la documentación necesaria y el objetivo de la misma. Para la comunicación a través de correos, se aconseja utilizar el asunto para describir el contenido, evitar copias innecesarias e indicar la urgencia de la respuesta, con el fin de agilizar las tareas.

Muchas recomendaciones pueden parecer propias de cualquier flujo de trabajo estándar pero, en un contexto extraordinario como el actual, merece la pena insistir en estas medidas para optimizar el trabajo en equipo pese a la distancia.

Para organizar el trabajo. Evernote, Trello, Asana o KanbanFlow son algunas de las opciones más populares para repartir las tareas entre todos los miembros del equipo. Con interfaces muy visuales, a través de listas y tableros, estas aplicaciones permiten que varios usuarios puedan acceder e ir modificando el contenido en función de las tareas asignadas y realizadas.

Para almacenar y compartir archivos. Google Drive, OneDrive y Dropbox son las opciones más populares para guardar documentos y compartirlos en línea entre todos los miembros del equipo. Las tres aplicaciones tienen además una amplia capacidad sin necesidad de recurrir a la opción de pago. Para enviar archivos de gran tamaño, se pude recurrir también a estas herramientas o a otros programas como WeTransfer; Filemail, con capacidad de hasta 50GB, o MyAirBridge, que permite hasta 20GB de envío. Aunque tienen planes de pago, las opciones gratuitas dan bastantes posibilidades.

Y hasta para entrenar en equipo. Si además de la jornada laboral compartías la afición por el deporte con algún compañero de trabajo existe una app para seguir haciéndolo. La aplicación Biwel propone reuniones activas de 30 minutos en streaming a través de plataformas como Skype, Hangouts o Zoom, en grupos de 3 a 5 personas a la vez y guiadas por un licenciado en Ciencias de la Actividad Física y el Deporte.