Cinco fórmulas para ser más productivo empleando el menor tiempo posible

Especialmente en España, existe una arcaica cultura arraigada hasta en las empresas más modernas que viene a decir: "Cuantas más horas le eches, mejor harás un trabajo". Esta doctrina suele derivar en horas extra sin pagar con la esperanza de conseguir un ascenso, empleados que se dedican a calentar la silla para cumplir con su jornada laboral o, directamente, saturación y estrés crónico para la plantilla, incapaz de producir durante diez o doce horas diarias... Pero, en realidad, los últimos estudios sobre productividad revelan que el tiempo que le dedicas al trabajo no es tan importante como la optimización de los procesos. Y, por eso, Elizabeth Grace Saunders, reputada coach y experta en gestión de la jornada, explica en este artículo de Harvard Business Review cinco fórmulas para ser más productivo empleando el menor tiempo posible.

1. Aclarar las expectativas reales

¿Cuántas veces le has echado horas a un proyecto o tarea para descubrir después que, en realidad, no requería de tanta dedicación? Se trata de un problema común en jefes y empleados: discernir qué es prioritario y, sobre todo, cuántos esfuerzos se pueden dedicar a una tarea concreta. Por eso, Saunders recomienda "hablar con las partes interesadas sobre lo que esperan de ti. Quizás necesiten una presentación en PowerPoint, o quizás no. Quizás necesiten un trabajo sobresaliente o les valga con algo notable. Quizás necesiten un plan completo o quizás solo un boceto inicial". En este sentido, compensa perder algo de tiempo aclarando exactamente que se espera de tu trabajo antes que perderlo haciéndolo.

2. Reutilizar el material anterior

La capacidad para reducir el tiempo mediante la reutilización y el reciclaje del trabajo variará según cada puesto, pero "donde puedas, copia, pega y edita. Eso podría aplicarse a correos electrónicos, presentaciones" u otras tareas similares, según Saunders. "Esta estrategia ha resultado muy útil para quienes realizan presentaciones o se dedican a la enseñanza. Cuando estés con el tiempo justo, no intentes actualizar o revisar completamente los materiales y usa algo que ya tienes para ahorrar horas y entregar el mejor producto. Los mejores oradores tienden a dar el mismo discurso una y otra vez porque la práctica hace al maestro", apunta.

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3. Desarrollar plantillas y listas de verificación

Para acelerar los procesos más rutinarios, "crea una plantilla o lista de verificación. Por ejemplo, yo tengo una plantilla de correo electrónico que completo cada año para enviarle a mi contable toda mi información fiscal", explica Saunders, que además recalca que se trata de documentos tan simples que se pueden guardar en formato Word o Excel en el ordenador. Y lo mejor de todo es que sirven para múltiples funciones: desde no tener que elaborar una factura (o varias) cada mes cuando eres autónomo, hasta llevar un registro semanal de tus tareas pendientes y completadas. Puede parecer una pérdida de tiempo, pero, en realidad, permite ahorrar bastantes horas a lo largo de un año.

4. Convierte un informe en una conversación

Hay que aclarar que esta fórmula no sirve para todo el mundo ni para todos sectores, pero si puedes evitar perder horas y horas elaborando un informe, mejor. La solución que propone Saunders es que, "en lugar de redactar una presentación formal, puedes lograr tu objetivo en menos tiempo tomando notas y, después, hablando con tu jefe durante una reunión individual". Se trata de un sistema que puede permitirte ahorrar tiempo y esfuerzos que podrías dedicar a otro tipo de tareas.

5. Dividir el trabajo en compartimentos estancos

"Una buena estrategia para seguir haciendo tu trabajo en menos tiempo es decidir de antemano cuánto tiempo vas a dedicar a una tarea en particular o parte de una tarea, y luego ceñirse al plan", explica Saunders. Se refiere a dividir el trabajo en compartimentos estancos y no salirse del guion, pase lo que pase. Por ejemplo, si tu trabajo contempla realizar una investigación previa sobre algo, debes obligarte a ti mismo a parar pasadas una o dos horas o, de lo contrario, podrías reducir sensiblemente tu tiempo disponible para realizar otras tareas más productivas. A veces, por la naturaleza de cada trabajo, esto resulta imposible. Pero intentar, en la medida de lo posible, controlar los tiempos que dedicamos a cada cosa puede ahorrarnos mucho tiempo o que tengamos que echarle más horas al final del día para compensar.