Los diez errores más insensatos de una presentación en Power Point

En 2007, Gonzalo Álvarez hizo en Valencia una presentación en Power Point destinada al mundo científico. Como ingeniero de Telecomunicaciones del CSIC, habló de cibercrimen, hackeo y seguridad informática. Al terminar, una persona que había quedado encantada con las dispositivas, se le acercó: "¿Por qué no te dedicas a enseñar esto?".

Desde entonces, Gonzalo Álvarez, conjuga su trabajo como experto en informática del CSIC, con cursos para enseñar a usar el Power Point, sin abandonar su pasión por la montaña y el deporte. Se ha convertido en uno de los mayores expertos en este país en ese difícil arte de explicar cosas a una audiencia a través de diapositivas.

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Acaba de publicar "El arte de presentar" (Gestión 2000). Allí condensa su conocimiento en el mundo de las diapositivas, consejos para lucirse, pero sobre todo, expone los errores más infames. Parte de esos consejos ya están expuestos en su blog 'El arte de presentar'.

He aquí un resumen de esos errores, extraídos de su libro y de una entrevista a propósito del lanzamiento del mismo:

Error 1. Usar el Power Point para exponer un documento de Word. "Es el error más común", dice Gonzalo. La gente vuelca en PPT los documentos en Word. ¿Qué sentido tiene? Son dos cosas diferentes. Consejo: usar el PPT solo para expresar y transmitir ideas, no para apretar palabras.

Error 2. Convertir cada diapositiva en un caos de gráficos, imágenes y texto. La atención humana no se puede concentrar en tantas cosas a la vez. Gonzalo recomienda dejar espacios vacíos. Afeitar las presentaciones. Pocas frases y gráficos en cada diapositiva. "Si quieres contar que la facturación en el 2011 fue de 2.899.248 euros, el 28% superior a la del año anterior, no necesitas ni tablas ni gráficos: basta con decirlo así". Por cierto, si puedes contar algo con imágenes, no lo dudes.

Error 3. Alinear las cosas arbitrariamente: imágenes y texto aparecen sin orden. La impresión es de desequilibrio mental. Gonzalo propone aplicar en las diapositivas los criterios de la pintura: se divide imaginariamente la diapositiva como si fuera un tres en raya y se disponen las cosas en módulos.

Error 4. Usar tartas con más de seis sectores. El ojo humano no distingue bien las áreas, es decir, las divisiones de las tartas. Peor aún es poner dos tartas juntas y tratar de compararlas. Es imposible discernir a qué se refieren. Consejo: es mejor usar gráficos barras. Por cierto, Gonzalo previene del abuso del 3D. Las tartas en tres dimensiones deforman los sectores (ver imagen) de modo que lo que está en primer término parece que tiene más peso que lo que está al fondo.

Error 5. Querer contar todo en pocas diapositivas. A diferencia del papel, las diapositivas apenas cuestan dinero. ¿Por qué apretamos todo? Lo mejor es segmentar la información, y expresarla en varias diapositivas.

Error 6. Abusar de los efectos especiales: ruidos, música, movimientos… Mientras más zen sea una presentación, es mejor para la audiencia. "Lo importante es la persona que hace la presentación, su forma de contarlo, no las diapositivas", dice Alvarez.

Error 7. Empezar de forma aburrida. Gonzalo recomienda ser ocurrente. 'Arranca con fuerza tu presentación", dice uno de los capítulos más importantes del libro. ¿Cómo? Lanzando una pregunta, dramatizando hechos, mostrando una fotografía sorprendente, contando una historia personal…

Error 8. Pensar que los trucos convierten las presentaciones superficiales. Alvarez recomienda lo contrario. Usar objetos, trucos de magia, simulaciones… Cualquier objeto es bueno si refuerza el mensaje.

Error 9. Abusar de las fuentes. La presentación debería estar escrita en una sola familia de letras: calibri, helvética, arial. Se puede aumentar el cuerpo o destacar algunas cosas en negritas. La fuente no debe llamar la atención sobre sí misma.

Error 10. Improvisar o no preparar. Gonzalo recomienda que cada presentación debe ser preparada con minuciosidad. Incluso grabada en video y analizada antes de su estreno.