Para la mayoría, la jornada comienza con la promesa de un café y una lista de tareas por completar. Sin embargo, para muchos trabajadores, este escenario se desvanece en cuanto se encienden las pantallas y las notificaciones de reuniones comienzan saltar, una tras otra. El reloj avanza implacable y la lista de tareas pendientes no para de engordar, mientras saltamos de Meet a Zoom y de vuelta a Teams. ¿Te suena? ¿Por qué estamos siempre tan ocupados y quedan tantas tareas por hacer?
Un conocido estudio de Atlassian revela que, de media, un empleado dedica 31 horas mensuales a reuniones que se catalogan como improductivas. Si echamos cuentas, esto representa casi el equivalente a una semana de trabajo cada mes perdida en el limbo de la comunicación ineficaz. En este escenario, no es sorprendente que al final del día, el desgaste sea palpable y las tareas importantes queden por hacer. Es la reunionitis, ese mal que creció en pandemia y que, a pesar de que las empresas siguen apostando por la vuelta a la oficina, hoy en día seguimos sufriendo.
La reunionitis no solo absorbe el tiempo, sino que también seca la creatividad y nuestra capacidad de concentración. Tal y como se explica en este artículo de Harvard Business Review, el 65% de los profesionales siente que las reuniones obstruyen su trabajo y el 64% asegura que estas incursiones en su agenda afectan su capacidad de pensar profundamente y de manera reflexiva. Aquí se plantea una paradoja interesante: si las reuniones están diseñadas para impulsar el progreso y fomentar la colaboración, ¿por qué tantos profesionales las consideran un obstáculo?
Un problema que se intensifica en plena era de la transformación digital. Con el incremento de las reuniones virtuales, que han pasado de ocupar el 48% del tiempo en 2020 al 77% en 2022, la fatiga digital se ha convertido en una preocupante realidad. El 83% de los empleados asegura pasar hasta un tercio de su semana laboral en reuniones virtuales, lo que complica aún más la gestión eficiente del tiempo. Sobre todo, a aquellos que, además de la planificación estratégica, se les exige producir algo tangible.
No cabe duda de que la transición hacia el teletrabajo o el modelo híbrido ha magnificado este fenómeno. Las videoconferencias, que en teoría deberían facilitar la comunicación, en la práctica a menudo se convierten en maratones de reuniones que dejan poco margen para la acción. Las organizaciones, en su intento por mantener la cohesión del equipo a distancia, han caído en la trampa de medir la productividad por la visibilidad en lugar del resultado.
¿Menos reuniones en el trabajo? No, más eficientes
La solución a este desafío no pasa por tener menos reuniones, sino mejores reuniones. Según un estudio de McKinsey & Company, para las organizaciones que desean mejorar la calidad de la toma de decisiones es crucial plantear reuniones con propósitos claros y agendas definidas. Sin embargo, el 61% de los ejecutivos considera que la mitad del tiempo que pasan en reuniones es ineficaz en cuanto a la toma de decisiones, y solo el 37% piensa que las decisiones se toman de manera rápida y de calidad.
Quizás por eso, algunas empresas de renombre han comenzado a experimentar con tácticas para reducir la reunionitis. Por ejemplo, Shopify ha implementado el "No Meeting Wednesdays", que permite a los empleados dedicar tiempo a proyectos que les apasionan y fomenta el pensamiento creativo. Por su parte, Moveline designa los martes como el "Día del Creador", en el que su equipo de productos se centra en resolver problemas complejos sin interrupciones de reuniones.
Podemos concluir que las empresas empiezan a darse cuenta de que la reunionitis es un síntoma de una cultura de trabajo que prioriza la apariencia de la ocupación sobre la productividad real. Combatirla requiere un cambio de mentalidad, tanto a nivel individual como organizacional. Por eso, al adoptar prácticas que promueven las reuniones efectivas y fomentar periodos de trabajo ininterrumpido, las compañías pueden no solo mejorar su eficiencia, sino también la calidad de vida de sus empleados.
