Escribir un correo electrónico no es una tontería. De hecho, el trabajador corporativo promedio envía y recibe 105 correos electrónicos cada día. Por lo que un gran tiempo de nuestro trabajo lo pasamos escribiendo y leyendo 'mails' que llegan a nuestras bandejas de entrada cada día.
La cifra reseñada arriba la apunta Aytekin Tank en un artículo para 'Medium'. En él añade que “la verificación y el envío de correos electrónicos representan aproximadamente el 28 % de la semana laboral de una persona promedio. Eso se traduce en 11 horas en una semana de 40 horas. Lo que representa una presión potencialmente grave para nuestra productividad”. Gestionar tu cuenta de correo, no es una tontería.
Se deberían establecer unas reglas para acotar los problemas más comunes. Uno de ellos es el tiempo de espera que cada persona tiene para responderlos, como contábamos en este artículo. El 'mail' es un sistema de comunicación y, como tal, debe seguir unos códigos de respeto con el interlocutor. Manejar el 'mail' es más complicado de lo que pensamos y puede conllevar bastantes peligros.
Problemas y errores a los que enfrentarnos frente a un correo
Primero está aquello de: ¿debería o no debería enviarlo? Porque es obvio: hay un gran número de 'mails' que no deberíamos enviar, que son innecesarios. “Enviar un correo electrónico superfluo puede hacer más daño que bien, e incluso socavar tu credibilidad a los ojos de los destinatarios”, dice Tank.
Por eso, quizás haya otras formas de comunicación con respecto al mensaje que quieres enviar que sean más leales al propósito del mismo. Por ejemplo, “una llamada telefónica podría ser la mejor opción. Las llamadas telefónicas tienden a aumentar nuestra empatía y comprensión, en comparación con ocultarnos detrás de las pantallas de nuestros ordenadores”, advierte Tank. Y la empatía es un arma indispensable en el entorno laboral y personal de una persona. Una herramienta que nos diferencia claramente de nuestros futuros compañeros de trabajo nacidos de la robótica y la programación.
Así que no debemos olvidar que la comunicación digital, entre otras cosas, abre esa brecha interpersonal que mengua la empatía.
Otro error a controlar es el envío nocturno y el masivo. Un exceso de correos a los jefes y compañeros puede generar desconfianza, mucho más si en los mails a los compañeros añades a menudo al jefe.
Una vez valorado lo anterior, tal vez decidas que realmente quieres enviar el correo. Pues bien, Tank nos da unas pautas para hacerlo correctamente. “Voy a desglosar cada correo electrónico en tres partes cruciales, y explicaré cómo abordar cada una de ellas. Al utilizar estas técnicas, esperamos que puedas aumentar la productividad personal y de tu equipo”.
El final, mejor al principio
La llamada a la acción ('call to action', o CTA, en inglés), es la parte final de un correo electrónico. Aquí es donde el emisor le dice al destinatario del correo electrónico qué debe hacer a continuación. El que una persona tome las medidas oportunas después de leer un correo depende completamente de esta parte. Por eso Tank, prefiere empezar por aquí.
“Debes considerar el objetivo final de tu correo electrónico. Ya sea que busques una respuesta o solicites más acciones, asegúrate de que el resultado deseado se lea alto y claro. Y mientras sea posible, da sugerencias en lugar de preguntas abiertas”, aconseja.
Solicita un 'feedback' claro y contundente. En términos de formato, haz que tus CTA sean altamente visibles. Utiliza un párrafo separado, negrita y fuentes muy claras.
Se breve en el cuerpo del 'mail'
Los correos electrónicos efectivos son correos electrónicos breves. “El 47 % de todos los correos electrónicos ahora se abren en un dispositivo móvil, lo que aumenta la necesidad de esta brevedad”, apunta Tank. Y da como límite 150 palabras.
En el cuerpo es también vital la complicidad a los niveles esenciales y necesarios para cada receptor. Un recuerdo que llame a la empatía. Desde un apunte de la última vez que os visteis, a una alarma por la película que se estrena y que espera ver pronto el destinatario. Esto convertirá un 'mail' áspero, en algo mucho más digerible.
Cuida el asunto
“En el mundo del marketing por correo electrónico, los estudios muestran que el 50 % de los suscriptores abren un correo electrónico basado únicamente en la línea de asunto”, comenta Tank.
Por lo tanto, no dejes tampoco el asunto como la idea de último momento. Debes dedicarle el tiempo necesario hasta conseguir un asunto de correo electrónico creativo e informativo, si es posible. “No tengas miedo de ser creativo. Mezcla preguntas, expresiones idiomáticas y otras técnicas atractivas de redacción”, aconseja Tank. La llamada a la atención, la intención y la originalidad son la llave para asegurarse una lectura y una respuesta.
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